Home

Het bijhouden van je kilometerregistratie als zzp’er

kilometerregistratie

Het bijhouden van een sluitende kilometerregistratie klinkt zo makkelijk. Maar het brengt echter altijd vragen met zich mee. Want wanneer is het verplicht om bij te houden? En worden er eisen gesteld vanuit de Belastingdienst?

Wat is kilometerregistratie ook alweer?

In een kilometerregistratie worden alle gereden ritten en kilometers die met een voertuig worden gereden bijgehouden. Hierbij zijn zaken als de datum van de rit, start- en stopadres en kilometerstand voor de hand liggende zaken die moeten worden bijgehouden. Maar afhankelijk van het doel waarvoor je een kilometerregistratie bijhoudt, kan een uitgebreide kilometerregistratie worden vereist of kan dit een vereenvoudigde versie zijn.

Wanneer moet je een kilometerregistratie bijhouden?

Er zijn verschillende redenen om een kilometerregistratie bij te houden. Bijvoorbeeld als je gebruikmaakt van een bepaalde regeling (je wilt bijvoorbeeld geen bijtelling) of een privéauto hebt waar je jouw zakelijke kilometers voor wilt registreren. Dan wil je jouw kilometers goed bijhouden en declareren op de zaak. Soms kan het ook een vraag zijn van een klant of opdrachtgever om inzicht te krijgen in de zakelijke (en eventueel privé) kilometers die worden gereden.

Welke redenen zijn er nog meer om een kilometerregistratie bij te houden?

  • Je hebt een verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst
    Hiermee mag je tot 500 kilometer privé rijden zodat je geen bijtelling betaalt.
  • Het gaat om uitsluitend zakelijk gebruik van een bestelauto
    Hiermee kan je aantonen waar en wanneer er ritten zijn gemaakt.
  • Je hebt een vereenvoudigde rittenregistratie voor rijinstructeurs-regeling
    Voor rijinstructeurs is zakelijk rijden uiteraard heel anders. Een vereenvoudigde versie voldoet hier dan ook.
  • Je wilt kilometervergoeding voor zakelijke kilometers in jouw privéauto
    Handig om aan te tonen welke kilometers je hebt gemaakt en wat je in rekening brengt aan jezelf of klant.

Welke eisen heeft de Belastingdienst aan een kilometerregistratie?

Een kilometerregistratie moet, volgens de eisen van de Belastingdienst, de volgende onderdelen bevatten:

  • het merk van de auto
  • het type van de auto
  • het kenteken van de auto
  • de periode waarin je de auto tot jouw beschikking hebt

En per rit:

  • de datum
  • de begin- en eindstand van de kilometerteller
  • het adres van vertrek en aankomst
  • de route die je hebt gereden
  • aard van de rit (privé of zakelijk)
  • de privé-omrijdkilometers (wanneer je tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers rijdt)

Je kunt voor de registratie hiervan gebruikmaken van een schrift, Excel of rittenregistratiesysteem.

Kilometerregistratie: de meest gestelde vragen

In tegenstelling tot wat er vaak gedacht wordt, is het niet nodig om ieder jaar jouw ritregistratie naar de Belastingdienst te sturen. Als de Belastingdienst aanleiding ziet om jouw kilometerregistratie op te vragen, dan laten ze dit per post weten. De Belastingdienst voert regelmatig controles uit onder zakelijke voertuigen. Zo kan dit bijvoorbeeld gebeuren in de weekenden bij bouwmarkten en andere typische privéaangelegenheden. Dit gaat dan door middel van een scanner of scanauto. Is jouw zakelijke voertuig op zondagochtend gezien op het parkeerterrein van de Efteling of Karwei, dan wordt er gekeken of er bijtelling wordt betaald over het voertuig. Is dit niet het geval? Dan kan de Belastingdienst nu een aanleiding hebben om jouw ritregistratie op te vragen om te zien of je niet meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt. Ook wordt gekeken of deze rit in de kilometerregistratie staat, en of deze als privé of zakelijk is gekenmerkt. Stel dat deze rit is aangegeven met een zakelijk karakter, dan moet worden aangetoond waarom dit een zakelijke rit was.

Als je een ritregistratie bijhoudt voor de Belastingdienst is de wettelijke bewaartermijn 7 jaar. Op het moment dat er een controle is, kan de Belastingdienst dus gegevens tot 7 jaar terugvragen.

Als er meerdere bestuurders op 1 voertuig rijden, is het belangrijk om een administratie te hebben van iedere bestuurder en welke ritten zij hebben gereden. Mochten er vragen zijn over een rit met een bepaald tijdstip, moet je natuurlijk wel kunnen aantonen wie deze rit heeft gereden.
Als je de kilometerregistratie bijhoudt aan de hand van het TrackJack kilometerregistratiesysteem wordt de bestuurder per rit geregistreerd. Elke bestuurder krijgt een eigen sleutel en scant deze in de auto bij het rijden. Bij de kilometerregistratie is dan automatisch de juiste bestuurder bij de rit geselecteerd. Ook erg handig in geval van boetes…

TrackJack en ZZP Nederland hebben een goede aanbieding voor abonnees!

  • € 15 korting op aanschaf
  • 10 jaar garantie
  • Automatische rittenregistratie
  • Gratis montage van GPS-kastje in je auto
  • Eerste maand gratis
  • Simpel te downloaden als pdf- of Excel bestand
  • Gratis rapportage in je mailbox
  • Rittenregistratie volgens eisen Belastingdienst
  • Servicekosten eenjarig contract: € 7,08 per maand
  • Servicekosten tweejarig contract: € 6,66 per maand
  • Gebruiksvriendelijk online account en gratis app
Op deze pagina