ZZP’ers moeten per 1 januari E-factureren naar Rijksoverheid

Leveranciers stappen over vooruitlopend op de verplichtstelling per 1 januari 2017

In de afgelopen periode heeft een flink aantal toeleveranciers van de overheid stappen gezet om elektronisch te kunnen factureren (e-factureren) naar de Rijksoverheid. Want per 1 januari 2017 geldt bij nieuwe inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid dat e-factureren verplicht is. De verplichting om te e-factureren naar de overheid geldt ook voor zzp’ers. Een groeiend aantal toeleveranciers van de overheid bereidt zich momenteel voor om tijdig gereed te zijn.
Eén van de manieren om efficiënt te kunnen e-factureren naar de Rijksoverheid is via het Simplerinvoicing netwerk. Dit netwerk van softwareleveranciers en e-facturatie dienstverleners maakt eenvoudige uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven onderling én met de overheid mogelijk. Kleine en grote toeleveranciers maken van dit netwerk gebruik en factureren inmiddels elektronisch naar de Rijksoverheid.

Ook kleine leveranciers

Lijkt e-factureren misschien voorbehouden aan grotere leveranciers van de Rijksoverheid? Niets is minder waar. Ook kleinere toeleveranciers zien het nut. Partner/eigenaar José Roosendaal van adviesbureau Dialogis: „We zagen aanvankelijk wat op tegen de omschakeling naar e-factureren. Voor een kleine organisatie als de onze lijkt dat dan een hele stap. Maar terugkijkend hadden we de nieuwe werkwijze snel geregeld.”
Ook detailhandelsbedrijven stappen over, zoals Banketbakkerij van Boheemen in Den Haag. Eigenaresse Bianca Kanters: “Wij leveren vaak aan de ministeries in Den Haag. Taarten, broodjes, noem maar op. Niet iedereen verwacht dat een bedrijf als het onze nu al over is op e-factureren. Het is even wennen, maar ik zie in dat e-factureren de toekomst is.”

Papieren tijger

Om regeldruk en administratieve rompslomp verder terug te dringen, heeft het kabinet eerder dit jaar met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De betrokken partijen o.a. – VNO-NCW/MKB NL, Bouwend Nederland, Nederland ICT, TLN, ZZP Nederland, SRA, ABU/SETU – willen dat de Rijksoverheid deze voortrekkersrol vervult om zo e-factureren in Nederland definitief op de kaart te zetten en te zorgen dat bedrijven en medeoverheden versneld op e-factureren overgaan.

Voordelen

Ook gemeenten, provincies en waterschappen zullen volgen met het implementeren van de voorzieningen om e-facturen te kunnen ontvangen. E-factureren is de toekomst. Het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt ondernemers veel administratie. Bovendien kunnen partijen hiervan ook financieel profiteren en creëert het de mogelijkheid om betaaltermijnen te verkorten. Uit onderzoek van Deloitte is gebleken dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen.

Wat is E-factureren

E-factureren gaat een stap verder dan het elektronisch versturen van een factuur in bijvoorbeeld een pdf. E-factureren maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Doordat de gegevens gestructureerd zijn, is een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Handmatige verwerking is dus niet meer nodig.

Omdat de systemen elkaar moeten begrijpen, zullen ze ook met elkaar moeten communiceren. Dat kan met verschillende oplossingen die hieronder worden benoemd.

U kunt als leverancier op verschillende manieren e-facturen sturen naar de Rijksoverheid: