Privacy- en AI-verklaring van Harjo's AI
Versie 1.0 – 25 augustus 2025
Welkom bij de chatbotdiensten van Lead the Way (Handelsnaam van Scapeshift; hierna: "Lead the Way", "wij" of "ons"). In dit document leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer je onze chatbot gebruikt, hoe lang wij deze gegevens bewaren, welke keuzes je hebt en welke rechten je kunt uitoefenen. Wij houden ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de EU AI Act.
Deze chatbot wordt getoond op webpagina’s van ZZP Nederland. ZZP Nederland stelt uitsluitend de webruimte ter beschikking; het bedrijf heeft geen toegang tot chattranscripten en gebruikt geen enkele data uit de widget; tenzij jij expliciet aangeeft informatie te willen delen met ZZP Nederland ten behoeve van bijvoorbeeld een afspraak met een adviseur. Lead the Way verwerkt de gesprekken alleen om de dienstverlening te leveren en – in volledige modus – om de kwaliteit van de chatbot te verbeteren.
Wij bieden twee verwerkingsopties:
- Volledige modus: Chatgeschiedenis blijft in session storage zolang je het tabblad open hebt; navigeer je binnen dezelfde website dan blijft de geschiedenis behouden. Het server‑transcript wordt separaat opgeslagen (zie Bewaartermijnen).
- Beperkte modus: Chatgeschiedenis blijft lokaal tot het tabblad wordt gesloten. Het server‑transcript wordt nooit ingezien en wordt automatisch gewist om 23:59 op de dag van het gesprek.
- Opslag weigeren: volledig weigeren is technisch niet mogelijk, omdat je berichten tijdens de sessie realtime naar onze AI‑verwerker Anthropic worden gestuurd om de chat werkend te houden. Anthropic gebruikt deze data uitsluitend om het gesprek te faciliteren en mag de inhoud niet voor andere doeleinden inzetten.
1. Wie zijn wij
- Scapeshift (eenmanszaak)
- Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77833368
- Vestigingsadres: Radeborg 16a
- E‑mail: data@leadtheway.app
- Functionaris gegevensbescherming (FG): Maarten Schut
Scapeshift is verwerkingsverantwoordelijke voor alle hieronder beschreven verwerkingen. "Lead the Way" is onze handelsnaam.
2. Voor welke diensten geldt deze verklaring
Deze verklaring beschrijft de verwerkingen die plaatsvinden wanneer je de Lead the Way‑chatbot gebruikt, ongeacht of deze wordt weergegeven op onze eigen website of op partnerpagina’s zoals die van ZZP Nederland. ZZP Nederland heeft daarbij geen inzage in de opgeslagen of verwerkte gegevens; alle data blijven binnen de systemen van Lead the Way en zijn (sub)verwerkers.
Deze verklaring is van toepassing op:
- De Lead the Way‑chatbot die als widget op websites wordt ingesloten.
- De chatbot op WhatsApp en andere messaging‑kanalen die via Voiceflow worden geleverd.
- De afspraakmodule die met Cal.com is gekoppeld om afspraken in te plannen.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij
Categorie | Gegevens | Bron | Bewaartermijn (volledige modus) | Bewaartermijn (beperkte modus) |
Log & usage data | Publiek IP‑adres, user‑agent (browser, OS, apparaat), tijdstempels, foutmeldingen | automatisch via Voiceflow | 7 dagen | 7 dagen |
Chattranscript | Volledige dialoog (jouw berichten + antwoorden van de bot) | Voiceflow | 90 dagen | max. tot 23:59 dezelfde dag; niet ingezien |
Sessiegeheugen vf_memory | Laatste 25 beurtparen voor conversatie‑context | Voiceflow | realtime, niet apart opgeslagen | realtime, niet apart opgeslagen |
Sessiestorage | voiceflow-session-[sessionID] | browser | tot sluiten van tabblad | tot sluiten van tabblad |
Afspraakinformatie | Naam, e‑mailadres, gesprekssamenvatting (niet het volledige transcript), gekozen datum en tijdslot | door gebruiker ingevuld, doorgestuurd naar Cal.com | 1 jaar na afspraak | 1 jaar na afspraak |
Wij maken geen profielen aan, verkopen jouw gegevens niet en gebruiken geen externe advertentie‑ID's.
4. Waarom verwerken wij deze gegevens – doeleinden en rechtsgronden
Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
Levering van de chatbotdienst | chattranscript, vf_memory, IP‑adres | Uitvoering van overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG) |
Kwaliteitsbewaking en foutoplossing | log & usage data, chattranscript | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f) |
Afspraakplanning via Cal.com | naam, e‑mail, tijdslot | Uitvoering van overeenkomst |
Optionele analytics / modeltraining | geanonimiseerde chatdata | Toestemming (art. 6 lid 1 a) |
Keuze tussen volledige en beperkte modus
Bij het openen van de widget tonen wij een korte keuze:
- Ik help mee de dienst te verbeteren: volledige modus.
- Alleen strikt noodzakelijke gegevens bewaren: beperkte modus.
Kies je voor beperkte modus, dan blijft assistant.persistence op sessionStorage; het lokaal bewaarde gesprek verdwijnt zodra je het tabblad sluit. Het server‑transcript wordt daarbij automatisch gewist om 23:59 dezelfde dag.
5. Bewaartermijnen
- Chattranscripts: 90 dagen, daarna automatische verwijdering.
- Log & usage data: 7 dagen.
- Afspraakinformatie: 1 jaar na de afspraak.
- Beperkte modus: server‑transcripts worden niet ingezien en worden elke dag automatisch verwijderd om 23:59. Lokale gegevens verdwijnen bij het sluiten van het tabblad.
Je kunt ons op elk moment verzoeken jouw gegevens eerder te verwijderen.
6. Ontvangers en (sub)verwerkers
- Gegevens die in Canada worden verwerkt vallen onder het EU‑adequaatheidsbesluit voor PIPEDA.
- Voor doorgifte naar de VS gebruiken wij de EU‑modelclausules (SCC) met aanvullende technische en organisatorische maatregelen.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- ISO 27001 en SOC 2 type I certificering bij Voiceflow.
- Transportversleuteling (TLS 1.2 of hoger) en opslagversleuteling (AES‑256).
- WAF, rolgebaseerde toegang, multi‑factor authenticatie voor beheerders.
- Extra verificatiestap voordat persoonsgegevens naar Cal.com worden verzonden.
9. Geautomatiseerde besluitvorming
Onze chatbot gebruikt AI om antwoorden te genereren maar neemt geen beslissingen met rechtsgevolg zonder menselijke tussenkomst. Er vindt geen profilering plaats.
10. Session storage (géén cookies)
De Lead the Way‑widget plaatst geen externe of trackingcookies. Om de chatfunctie soepel te laten werken worden alleen twee sleutels in Web Storage (local‑ of sessionStorage) opgeslagen:
Key | Voorbeeld | Doel | Verwijdering |
voiceflow-chat-widget:audio-output | false | Bewaart of je audio‑uitvoer wilt gebruiken | Tot de gebruiker zijn browserstorage wist |
voiceflow-session-<projectID> | JSON‑object met velden turns, startTime, status, userID | Houdt het lopende gesprek vast zodat je na refresh kunt doorgaan | Wordt verwijderd als je de browsercache wist of wanneer de widget is ingesteld op sessionStorage of memory |
Instellingen per modus
- Volledige modus – standaard assistant.persistence: 'sessionStorage'. Het gesprek blijft beschikbaar tot jij het wist.
- Beperkte modus – assistant.persistence: 'sessionStorage'. De client‑data verdwijnt zodra je het tabblad sluit. Het server‑transcript wordt niet ingezien en wordt automatisch gewist om 23:59 op de dag van het gesprek.
Je kunt op elk moment zelf wissen via de Reset chat‑knop in het menu of via de instellingen van je browser.
11. Jouw rechten.
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mail je verzoek naar data@leadtheway.app. Wij reageren binnen 30 dagen.
12. Contact
Voor vragen of klachten: Scapeshift – Lead the Way, Radeborg 16a, 6228 CV Maastricht (geen bezoekadres): data@leadtheway.app
13. Wijzigingen en versiebeheer
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bovenaan vind je de versiedatum. Bewaar eerdere versies voor je eigen administratie.