Kennisbank

Btw verlegd als zzp’er: hoe het werkt

Belasting

Als je voor het eerst ‘btw verlegd’ op een factuur ziet staan, voelt dat misschien ingewikkeld. Gelukkig valt het mee. Btw verleggen betekent dat jij geen btw op de factuur zet, maar dat je klant de btw aangeeft en betaalt in de eigen aangifte. Jij blijft wél zelf verantwoordelijk om de regels goed toe te passen. In dit artikel lees je wanneer je als zzp’er btw moet verleggen, hoe je dat op de factuur zet en hoe je het verwerkt in je btw-aangifte.

Wat is btw verleggen?

Btw verleggen is een speciale regeling in de btw. Normaal gesproken bereken jij btw door aan je klant. Jij draagt die btw daarna af aan de Belastingdienst. Bij de verleggingsregeling is dit anders. Jij zet geen btw op de factuur. In plaats daarvan geeft je klant de btw zelf aan in de eigen aangifte.

De Belastingdienst omschrijft dit als het ‘verplaatsen’ van de btw van leverancier naar afnemer. De leverancier zet geen btw op de factuur, maar de afnemer rekent de btw uit en geeft die aan in de btw-aangifte.

Wat betekent btw verlegd voor jou als zzp’er?

Voor jou als zzp’er betekent btw verleggen dat de facturen en de administratie net even anders werken. Je stuurt dan een factuur zonder btw-bedrag. Je vermeldt wel duidelijk dat de btw is verlegd en zet het btw-identificatienummer van je klant op de factuur. Je klant rekent vervolgens zelf de btw uit en geeft die aan bij de Belastingdienst.

Hieronder is een voorbeeld van een factuur met btw verlegd:

Aan jouw omzet verandert niets. Je ontvangt het netto factuurbedrag en je geeft deze omzet aan in je eigen btw-aangifte. Verlegde btw kan wel invloed hebben op welke rubrieken je invult in de aangifte.

Wanneer moet je btw verleggen als zzp’er?

Je mag btw niet zomaar verleggen omdat jij dat handig vindt. De verleggingsregeling geldt alleen in situaties die in de wet en door de Belastingdienst zijn aangewezen.

Binnenlandse situaties: bouw, schoonmaak en meer

Doe jij vooral werk binnen Nederland? Dan kun je te maken krijgen met btw verleggen als je werkt voor andere ondernemers in specifieke sectoren of situaties:

De Belastingdienst noemt onder andere onderaanneming en het uitlenen van personeel in de bouw, scheepsbouw, schoonmaak en groenvoorziening.
Ook bij handel in afval en oude materialen, bepaalde elektronische apparaten, onroerende zaken, executieverkopen, goud en emissierechten geldt vaak de verleggingsregeling.

Voorbeeld: Je bent zzp’er en werkt als onderaannemer voor een aannemer op een bouwproject. Dan is meestal de verleggingsregeling van toepassing. Jij stuurt een factuur zonder btw aan de aannemer.

Btw verleggen bij diensten aan het buitenland

Lever je diensten aan ondernemers in andere EU-landen? Dan werk je vaak met verlegde btw. Je klant betaalt dan in het eigen land de btw over jouw diensten. Jij stuurt een factuur zonder Nederlandse btw en verlegt de btw naar je klant.

Voorbeeld: Je klant is een ondernemer met een geldig btw-identificatienummer in een ander EU-land. Jij brengt 0% Nederlandse btw in rekening. Op de factuur noteer je dat de btw is verlegd. Je vermeldt het btw-nummer van je klant en je geeft de dienst op in je eigen btw- en ICP-aangifte. Daarover later meer.

Doe je zaken buiten de EU? Ook dan kan een vorm van verlegging gelden. De regels verschillen per land.

Is btw verleggen verplicht?

Ja, in de meeste gevallen is btw verleggen verplicht zodra de regels aangeven dat de verleggingsregeling geldt. Je kunt er dus niet zelf voor kiezen om wel of niet te verleggen. Als jij de verleggingsregeling had moeten toepassen, maar toch een factuur mét btw hebt gestuurd, moet je die btw gewoon aangeven en betalen. De Belastingdienst ziet dat als ten onrechte gefactureerde btw.

Ben je afnemer en heb je een factuur ontvangen met btw terwijl de verleggingsregeling van toepassing is? Dan mag je die btw niet als voorbelasting aftrekken. Je moet de leverancier vragen om een gecorrigeerde factuur. Juist omdat jij verantwoordelijk blijft, is het belangrijk dat je vooraf controleert of de verlegging klopt.

Hoe werkt btw verleggen op een factuur?

De factuur is het startpunt. Als je btw verlegd, maak je in de factuur duidelijk dat je zelf geen btw hebt berekend, maar dat je klant deze aangeeft. De Belastingdienst stelt daar een paar eisen aan.

Verplichte onderdelen op de factuur

Op een factuur met verlegde btw zet je de gebruikelijke factuurgegevens. Daarnaast zijn er extra eisen:

Je zet duidelijk het zinnetje ‘btw verlegd’ op de factuur.
Je vermeldt het btw-identificatienummer van je klant, inclusief landcode.
En je geeft per btw-tarief de vergoeding weer, alsof er geen verlegging is. De btw-bedragen zelf vermeld je dus niet.

Werk je met verschillende soorten vergoedingen, zoals uurloon, reiskosten of materiaalkosten? Dan verleg je de btw in principe over het totale bedrag dat je in rekening brengt.

Gebruik je een online boekhoudpakket zoals e-Boekhouden.nl via het ledenvoordeel van ZZP Nederland? Dan kun je vaak een speciale btw-code kiezen voor ‘btw verlegd’. De software zet dan automatisch de juiste tekst en gegevens op je factuur. Heb je nog geen boekhoud pakket?

Ontdek de online boekhoudpakketen

Voorbeeld factuur met btw verlegd

Stel, je bent schilder en werkt als onderaannemer voor een grote aannemer. Je hebt 40 uur gewerkt à 50 euro. De reiskosten bedragen 80 euro. Normaal zou je 21% btw berekenen. Omdat de verleggingsregeling geldt, stuur je nu een factuur zonder btw.

Op de factuur staat het totaalbedrag van 2.080 euro. Je vermeldt het btw-nummer van de aannemer en zet duidelijk ‘btw verlegd’ op de factuur. In de omschrijving kun je bijvoorbeeld opnemen: ‘Schilderwerk volgens verleggingsregeling, btw verlegd naar afnemer’. Je boekhoudpakket kan dit voor je structureren, zodat de factuur netjes voldoet aan de eisen.

Hoe verwerk je btw verlegd in je btw-aangifte?

Als je btw verlegd of als de btw naar jou is verlegd, vul je jouw aangifte iets anders in dan bij een gewone factuur met btw. De Belastingdienst gebruikt hiervoor verschillende rubrieken in de aangifte.

Als jij btw verlegd naar de afnemer

Heb jij btw verlegd naar een Nederlandse ondernemer? Dan geef je de omzet aan in de rubriek voor binnenlandse prestaties. In de aangifte is dat rubriek 1e: ‘Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast’. Je vermeldt daar het bedrag waarover de btw is verlegd.

Heb je btw verlegd naar een ondernemer in een ander EU-land? Dan vul je de omzet in bij rubriek 3b of 3c, afhankelijk van de soort prestatie. Deze rubrieken gaan over leveringen en diensten binnen de EU. Zo kan de Belastingdienst zien welke omzet je zonder Nederlandse btw aan andere EU-landen hebt geleverd.

Als de btw naar jou wordt verlegd

Soms ben jij juist de ondernemer naar wie de btw is verlegd. Je ontvangt dan een factuur zonder btw, maar met de melding dat de btw naar jou is verlegd. Je rekent dan zelf de btw uit over het bedrag van de factuur.

In je btw-aangifte tel je alle facturen bij elkaar op waarbij de btw naar jou is verlegd. De vergoeding en de berekende btw vul je in bij rubriek 2 (‘Verleggingsregelingen binnenland’) of bij rubriek 4 (‘Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht’). Gebruik je de diensten of goederen voor belaste bedrijfsactiviteiten? Dan mag je dezelfde btw in dezelfde aangifte als voorbelasting aftrekken. Per saldo betaal je dan niets, maar de Belastingdienst ziet wél dat er verlegde btw speelt.

ICP-aangifte bij diensten binnen de EU

Lever je diensten aan ondernemers in andere EU-landen en verleg je de btw? Dan moet je naast je gewone btw-aangifte meestal ook een ICP-aangifte doen. ICP staat voor ‘intracommunautaire prestaties’. In deze opgave geef je per land en per klant aan welk bedrag je zonder Nederlandse btw hebt gefactureerd.

Je vult de ICP-aangifte in over hetzelfde tijdvak als je gewone btw-aangifte. In veel boekhoudpakketten kun je een overzicht laten maken dat je zo kunt overnemen in het ICP-formulier. Controleer altijd goed of de bedragen kloppen voordat je de aangifte verstuurt.

Btw-nummer controleren: hoe weet je of verleggen mag?

Een belangrijk onderdeel van btw verleggen is het controleren van het btw-identificatienummer van je klant. Zo weet je zeker dat je met een ondernemer te maken hebt en dat je de verleggingsregeling mag toepassen.

Waarop check je een btw-nummer?

Bij elke factuur waarbij je btw verlegt, controleer je eerst of het btw-nummer van je klant geldig is. Klopt het nummer niet, dan kan de Belastingdienst bij jou btw naheffen, plus een boete.

Voor klanten in andere EU-landen kun je het btw-nummer controleren via de VIES-database van de Europese Commissie. Dat is een officiële online tool waarin je per land het btw-nummer invult en direct ziet of het nummer geldig is.

Werk je vaak met buitenlandse klanten? Sommige boekhoudprogramma’s hebben een directe koppeling met VIES. Met één druk op de knop controleer je dan of het btw-nummer geldig is. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.

Wat als het btw-nummer niet klopt?

Geeft de controle aan dat het btw-nummer ongeldig is of dat de naam niet overeenkomt met jouw klant? Neem dan contact op met je klant voordat je de factuur verstuurt. Vraag om een juist nummer of check of je klant wel ondernemer is voor de btw.

Blijkt achteraf dat je hebt gefactureerd zonder btw terwijl het btw-nummer ongeldig was, dan kan de Belastingdienst alsnog btw bij jou innen. Daarom is het slim om een printscreen of export van je VIES-check te bewaren in je administratie.

Veelgemaakte fouten en wat je moet doen als het misgaat

Bij btw verleggen gaat het vaak mis op dezelfde punten. Gelukkig kun je veel problemen voorkomen als je weet waar je op moet letten.

Verkeerd btw berekend

Een veelvoorkomende fout is dat je toch btw in rekening brengt terwijl je had moeten verleggen. In dat geval heb je ten onrechte btw op de factuur gezet. De Belastingdienst ziet die btw als verschuldigd. Je moet de btw aangeven en afdragen, ook als je klant die btw eigenlijk niet had hoeven betalen.

Je kunt dit herstellen door een creditfactuur te maken voor de foutieve factuur en een nieuwe factuur zonder btw te sturen met de melding ‘btw verlegd’. De klant kan de oude factuur dan laten vervallen. Spreek duidelijk af hoe jullie dit administratief en financieel oplossen

Onjuiste factuur ontvangen of verstuurd

Ben jij afnemer en heb je een factuur met btw ontvangen terwijl de verleggingsregeling hoort te gelden? Dan mag je die btw niet als voorbelasting aftrekken. Vraag de leverancier om een gecorrigeerde factuur met ‘btw verlegd’. Tot die tijd loop je risico op een correctie en een boete.

Ben jij leverancier en ontdek je zelf een fout in een eerder verstuurde factuur? Wacht dan niet tot een controle. Corrigeer de factuur zo snel mogelijk en pas je aangifte aan als dat nodig is.

Heb je te maken met ingewikkelde contracten of internationale opdrachten waarbij btw verleggen speelt? Dan helpen goede modelovereenkomsten en leveringsvoorwaarden. Daarmee leg je afspraken over btw en verlegging duidelijk vast en verklein je de kans op discussie achteraf.

Hulp van ZZP Nederland

Vind je btw verleggen spannend of ingewikkeld? Je hoeft het niet alleen te doen. Als lid van ZZP Nederland krijg je gratis toegang tot online boekhoudtools, modelovereenkomsten en een ondernemersdesk die jouw vragen over btw en factureren beantwoordt. Zo werk je met meer zekerheid, voorkom je fouten en houd je grip op je bedrijf.

Word Lid Alle voordelen