Hoe maak en verstuur je een factuur en wat moet erop?

Wat moet er op een factuur staan?

Hoe je een factuur precies opstelt en eruit moet zien, is helemaal aan jou. Hier zijn geen vaste stramienen voor. Voor de Belastingdienst zijn er wel factuureisen rond de informatie die op de factuur moet staan:

• Iedere factuur dient een uniek en opvolgend nummer te hebben;
• Jouw bedrijfsnaam, het adres van jouw bedrijf, jouw KVK-nummer en jouw btw-nummer;
• De correcte gegevens van jouw klant dienen vermeld te worden, liefst inclusief btw-nummer;
• Op de factuur dient vermeld te worden welke en hoeveel producten en/of diensten het betreft;
• Je moet de btw vermelden op de factuur in zowel percentage als in euro’s;
• Het totaal te betalen bedrag dient duidelijk vermeld te worden;
• Vermeld ook jouw bankrekeningnummer en de betaaltermijn.

Tekst loopt door onder afbeelding

Soorten facturaties

Er zijn grofweg 4 soorten facturen:

1. Facturen voor geleverde goederen
2. Facturen voor geleverde werkzaamheden
3. Pro-formafactuur
4. Self billing

Facturen voor goederen

Deze voeg je direct bij de levering of verstuur je via de mail. Het is niet ongebruikelijk om nieuwe klanten de eerste keer vooruit te laten betalen, zo weet je zeker dat je jouw geld ontvangt. Meestal wordt na de eerste levering op rekening geleverd. Dan stuur je een factuur nadat de goederen daadwerkelijk zijn geleverd.

Factuur voor werkzaamheden

Bij een klus die je als zzp’er aanneemt, verstuur je jouw factuur pas op het moment dat het project is afgerond. Is het een langlopend project? Dan kan je deelfacturen versturen, bijvoorbeeld elke maand. Bespreek altijd even met je klant wat wenselijk is en leg dit vast in een opdrachtovereenkomst. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is. 

Pro forma factuur

Een pro forma factuur is een voorlopige factuur. Een indicatie voor de klant of opdrachtgever. Dit wordt veel gebruikt voor het in orde maken van inklaringsdocumenten voor de import of export van goederen. Ook zie je het terug wanneer een partij om een vooruitbetaling vraagt.

Op een pro forma factuur moet duidelijk staan dat het een pro forma (‘voor de vorm’) betreft. Er hoeft geen nummering op worden bijgehouden, dat doe je alleen wanneer je dat handig vindt voor je eigen overzicht.

Self billing

Self billing houdt in dat niet jij, maar je opdrachtgever de factuur opstelt. Vervolgens stuurt je klant deze naar jou op. Ook deze factuur dient aan de voorschriften te voldoen die de Belastingdienst stelt, zoals hierboven beschreven. Bij self billing dient wel op de factuur vermeld te worden “Factuur uitgereikt door de afnemer”.

Factuur versturen

Heb jij je factuur opgesteld en gedubbelcheckt? Dan zijn er diverse manieren om deze te versturen naar je klant:

• E-mail: dit is de meest gebruikelijke (en gewenste) manier. Let er op dat je de factuur als pdf-bestand bijvoegt en een begeleidende tekst in de mail zet;
• Post: het is wat omslachtig, maar een factuur per post versturen, gebeurt nog steeds. Stem altijd even af met de klant of dit wenselijk is;
• Persoonlijk: en als je een klant niet helemaal vertrouwt, kan je een factuur ook altijd uitprinten en persoonlijk langs brengen. Dan weet je zeker dat iemand gaat betalen.
• E-factureren: doe je zaken met de overheid, dan moet je elektronisch factureren. Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand staan en hun eigen betekenis hebben. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch worden verwerkt in het andere systeem. Handmatige verwerking is daarmee verleden tijd.

Betalingstermijn factuur

In Nederland is de algemeen gehanteerde betaaltermijn 30 dagen. Dat betekent niet dat je geld dan ook binnen is. Onderzoeken wijzen uit dat gemiddeld pas na 42 dagen het geld daadwerkelijk op jouw rekening staat.

Vermeld bij jouw opdrachtovereenkomst duidelijk wat de door jou en jouw afnemer overeengekomen betaaltermijn is. Het eenzijdig op een factuur vermelden dat de betaaltermijn 8 dagen is, maakt weinig indruk bij jouw afnemers. Maak dus duidelijke afspraken!

Voeg een betaallink toe voor extra snelle betaling!

Veel boekhoudprogramma's bieden je de mogelijkheid om een betaallink toe te voegen aan je factuur. Handig, want je klanten kunnen via één klik op de knop betalen. Alternatief kun je een betaallink aanmaken via je bank of Tikkie (zakelijk) en deze handmatig toevoegen aan je factuur mocht je geen gebruik maken van een boekhoudprogramma. Het geniet vanzelfsprekend de voorkeur om dat laatste wel te doen! 

Betaalt de klant niet?

Wees alert op wanbetalers, maar maak je niet direct ongerust als een dag na de verloop van de betalingstermijn er nog geen geld bijgeschreven is. De gemiddelde betaaltermijn in Nederland loopt, zoals gezegd, op naar 42 dagen.

Betalingsherinnering

Als er na 30 dagen nog niet is betaald, stuur dan een vriendelijke betalingsherinnering. Vaak volgt de betaling dan snel. Nog geen reactie? Stuur dan geen tweede herinnering, dan lijkt het alsof er ook nog wel een derde herinnering komt. Na een herinnering stuur je een aanmaning.

Lees hier het complete debiteurenbeleid. Voorbeeldbrieven van een herinnering en aanmaning vind je op onze website (achter inlog) en kunnen aangesloten zelfstandigen gratis downloaden.

Gratis online factuurmodule voor aangesloten zelfstandigen

Zelfstandigen Zonder Personeel (ZZP) die aangesloten zijn bij ZZP Nederland kunnen voor 15 maanden lang een gratis online factuurprogramma gebruiken waarmee ze onberispelijke facturen kunnen maken. Naast het factureren kan in het programma ook worden bijgehouden of facturen betaald zijn en welke facturen nog ontvangen moeten worden. Verder kunnen er offertes mee gemaakt worden en een relatiesysteem bij worden gehouden.

Het programma kan vanaf iedere werkplek met een internetverbinding onbeperkt gebruikt worden zonder bijkomende kosten. Ga naar het gratis factuurprogramma (achter inlog).