Het belang van algemene voorwaarden voor zzp’ers

Ondernemen

Je algemene voorwaarden (ook wel leveringsvoorwaarden genoemd) zijn de regels die je standaard wilt laten gelden bij het sluiten van een overeenkomst met je klant. Zo bespaar je, zeker als zzp’er, een hoop tijd en voorkom je problemen en conflicten.

Als klanten je algemene voorwaarden accepteren, hoef je niet voor elke opdracht opnieuw te onderhandelen over betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, incassobedingen en dat soort zaken. Door in je voorwaarden de wederzijdse rechten en verplichtingen zo duidelijk mogelijk vast te leggen, voorkom je dus een hoop gedoe.

Voorbeeld van algemene voorwaarden

Voor abonnees van ZZP Nederland staat een kant en klare set algemene voorwaarden klaar. Als je inlogt en naar 'documenten voor zzp'ers' gaat kan je de algemene voorwaarden downloaden.

Wat staat er in je algemene voorwaarden?

Je algemene voorwaarden die je opstelt, dienen aan te sluiten bij de feitelijke gang van zaken binnen je bedrijf en/of branche. Welke algemene voorwaarden je ook hanteert, de volgende zaken komen er meestal in voor:

  • Offerte (vrijblijvend of niet, termijn voor aanvaarding)
  • Transport (wie betaalt transport, verzekering, invoerrechten)
  • Levertijd (overmacht)
  • Betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente)
  • Eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over na betaling)
  • Garantie (zo ja, onder welke voorwaarden)
  • Afwikkeling van geschillen (rechter of arbitrage)
  • Aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).

Met behulp van voorbeelden van jouw brancheorganisatie of relevante bedrijven kun je zelf je algemene voorwaarden opstellen. Het is verstandig om deze dan wel te laten controleren door een juridisch adviseur.

Algemene voorwaarden: niet wettelijk verplicht, wel cruciaal

Algemene voorwaarden zijn niet wettelijk verplicht. Wel zijn ze ontzettend handig voor iedereen die zijn eigen onderneming heeft en dus met klanten te maken heeft. Stuur daarom altijd je algemene voorwaarden mee bij je offertes.

Stel: je krijgt een claim van jouw klant en je kunt om wat voor reden dan ook geen beroep doen op je verzekering. Dan moet je het uit eigen zak betalen en staat je eigen vermogen op het spel. Het is dan van groot belang dat je kunt terugvallen op je algemene voorwaarden die jou beschermen. Zo niet, dan zou je wel eens onbeperkt aansprakelijk kunnen zijn en kan de continuïteit van je bedrijf in gevaar komen.

En let op: in overleg met de Consumentenbond hebben veel branches algemene consumentenvoorwaarden opgesteld. Wanneer je lid bent van een branche- of beroepsvereniging ben je soms zelfs verplicht om deze voorwaarden te gebruiken.

Algemene voorwaarden op maat

Via de juristen van ZZP Nederland is het mogelijk om algemene voorwaarden op maat te laten maken.

Algemene voorwaarden op maat

Wanneer mag je algemene voorwaarden toepassen?

Algemene voorwaarden zijn niet automatisch van kracht op de door jou overeengekomen opdracht, maar moeten altijd (schriftelijk) worden geaccepteerd. De wet stelt daarom enkele eisen bij het gebruik van algemene voorwaarden:

  • Het moet voor beide partijen duidelijk zijn dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn;
  • De klant moet een redelijke tijd hebben om jouw voorwaarden te lezen en ermee akkoord te gaan;
  • De algemene voorwaarden mogen niet onredelijk bezwarend zijn.

Wat is onredelijk bezwarend?

In de wet wordt een zwarte en grijze lijst gehanteerd om te bepalen of algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn.

  • De voorwaarden op de zwarte lijst zijn verboden om in je algemene voorwaarden op te nemen;
  • De voorwaarden op de grijze lijst zijn misschien onredelijk bezwarend. Hiervan moet je zelf bewijzen dat ze niet onredelijk zijn.

Waar vermeld je de algemene voorwaarden?

Dat jouw algemene voorwaarden gelden, moet worden vermeld op de voorzijde van al je briefpapier, zoals:

  • offertes;
  • orders;
  • overeenkomsten.

De daadwerkelijke algemene voorwaarden kan je vervolgens afdrukken op de achterkant van je briefpapier. Je kan ook een pagina op je website aanmaken waar je jouw klanten naar doorverwijst.

Verklaart je klant zijn algemene voorwaarden ook van toepassing op de overeenkomst, dan moet je schriftelijk de toepasselijkheid van deze voorwaarden van de hand wijzen en jouw eigen algemene voorwaarden (opnieuw) van toepassing verklaren. Laat je dit na dan is de kans groot dat jouw algemene voorwaarden toch niet gelden. In het buitenland werkt dit meestal precies andersom.

Algemene voorwaarden en KVK

Hoewel het geen verplichting is, worden algemene voorwaarden meestal gedeponeerd bij Kamer van Koophandel (KVK) of bij een rechtbank. Dit geeft klanten de mogelijkheid om ze in te zien en het is bewijs dat de voorwaarden al bekend waren voordat er een deal werd gemaakt.

De KVK voorziet de documenten bij inlevering van een datumstempel. Je kunt meerdere voorwaarden deponeren eventueel in meerdere talen. Per deponering kost dit 18,- per jaar.

Hoe neemt de klant kennis van jouw algemene voorwaarden?

De hoofdregel luidt dat de algemene voorwaarden vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst ‘letterlijk’ ter hand moeten worden gesteld. Het is dus onvoldoende om in een offerte of overeenkomst naar toepasselijke algemene voorwaarden te verwijzen of ze alleen ter inzage te leggen.

De algemene voorwaarden zijn dan wel van toepassing, maar als ze niet zijn voorgelegd aan de klant, dan kan deze de voorwaarden vernietigen en gelden ze dus niet.

Via het web

Indien de opdracht via de mail tot stand komt, is een duidelijke vermelding op je website dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn op al jouw aanbiedingen, offertes en overeenkomsten vaak al genoeg. De klant moet zich hiermee akkoord verklaren.

Deel deze pagina: