Belasting en btw terugvragen: hoe zit dat?

Voorwaarden voor het terugvragen van btw

Hier zijn eigenlijk simpele regels voor. Van bepaalde goederen en diensten krijg je als zelfstandige de btw terug wanneer:

• je de producten en goederen zakelijk gebruikt;
• je er daadwerkelijk btw over hebt betaald;
• je moet een factuur hebben die aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Bewaar je bonnetjes dus goed!

Let op: Voor de kleineondernemersregeling (KOR) gelden andere regels

Dit wordt ook wel het aftrekken van de voorbelasting genoemd en de boodschappen of een pilsje in de kroeg vallen hier dus niet onder.

Wees eerlijk in hoeverre je bepaalde producten zakelijk en privé gebruikt. Als zzp’er is de kans groot dat je jouw telefoon bijvoorbeeld voor werk en privé gebruikt. Dan mag je de btw over het deel dat je zakelijk gebruikt terugvragen. Gebruik je producten zowel zakelijk als privé dan zal je dus bij moeten houden in welke verhouding zakelijk-privé je ze gebruikt.

Hoe vraag je btw terug?

De btw vraag je elk kwartaal terug bij de aangifte van je omzetbelasting. Bij deze aangifte geef je eerst de btw op over je omzet. Daarna bereken je de btw over de gemaakte kosten, die je van het eerste bedrag moet aftrekken. Het aftrekken van voorbelasting.

Het resultaat van de optelsom is wat je verschuldigd bent aan de Belastingdienst. In de startersperiode kan dit soms betekenen dat je geld overhoudt. Dan krijg je geld terug van de fiscus.

Btw terugvragen vanuit het buitenland

Ook zijn er situaties waarin je een zogeheten teruggaafverzoek kan doen vanuit het buitenland. Dit kan wanneer:

• je geen btw-aangifte hoeft te doen in Nederland;
• er Nederlandse btw aan jou in rekening is gebracht;
• de btw voor een Nederlandse ondernemer aftrekbaar is als voorbelasting.

Zit je bedrijf buiten de EU, dan moet je een speciaal formulier invullen en deze documenten bij meesturen:

• De originele facturen;
• De invoerdocumenten;
• De verklaring van ondernemerschap.

Btw betaald in het buitenland

Soms moet je voor een levering vanuit het buitenland btw afdragen in een ander land. Wanneer je dat hebt gedaan, maar geen btw-aangifte doet in dat land, mag je de btw terugvragen bij de Belastingdienst.

Btw-teruggave voor zakenlunch of koffie met de klant

Btw terugvragen voor etentjes of koffie-afspraken met de klant kan nooit. De Belastingdienst is hier heel duidelijk in. Iedereen moet eten en drinken en dat betekent dus niet dat je als zzp’er over elke koffie die je bestelt, de btw mag aftrekken. Dit geldt ook als je eten of lunch laat serveren in een afgehuurde ruimte.

Wanneer mag het wel? Als je het eten in een supermarkt koopt en je het nuttigt op de zaak met je klant.

De kosten die je maakt voor dit soort klantafspraken mag je uiteindelijk aan het eind van het jaar wel voor 80% aftrekken van je winst.