Kennisbank

Hoe werkt het aftrekken van representatiekosten?

Belasting

Dat overhemd dat je kocht voor dat congres of die lunch met een potentiële klant uit je netwerk. Als zzp’er moet je jouw eenmanszaak goed vertegenwoordigen en dus zijn veel kosten die je maakt ook privé nog van waarde. Wanneer mag je welke representatiekosten aftrekken bij de belastingaangifte?

Voorbeelden van representatiekosten

Om maar gelijk antwoord te geven: het overhemd is niet aftrekbaar en de lunch deels. De Belastingdienst maakt niet specifiek duidelijk welke representatiekosten wel en niet aftrekbaar zijn. Het is belangrijk dat je kan beargumenteren waarom je bepaalde kosten hebt afgetrokken. De fiscus is hier (gelukkig) heel coulant in.

We zetten een aantal voorbeelden van wat je wel, deels en niet mag aftrekken op een rijtje.

VOLLEDIG aftrekbaar	DEELS aftrekbaar	NIET aftrekbaar
Bedrijfskleding (alle kleding die je aanschaft, waar jouw logo op staat of die je noodzakelijkerwijs nodig hebt voor werk. Een helm bijvoorbeeld of een aktentas)	Relatiegeschenk (zoals kerstcadeaus of sigaren)	Nette kleding als een overhemd, colbert of een chique rok.
Zakelijke lunch of diner op werk, mits de producten uit de supermarkt komen	Alle kosten voor een feest, receptie of evenement. Hier mag je wel de kosten voor een traiteur of cateraar meenemen	Zakelijke lunch of diner in een horecagelegenheid of eten bezorgd door een cateraar (lees hieronder over drempelbedrag en 80/20-regeling)
Abonnementen op zakelijk tijdschrift	Tickets voor congressen, vakbeurzen en seminars	Bezoek aan schoonheidssalon
Studiekosten, mits de kosten worden gemaakt om vakkennis en vaardigheden op peil te houden peil te houden.	Studiereizen	Rijbewijs
Reclamekosten. De Belastingdienst ziet iets als reclame wanneer er een tegenprestatie is. Denk aan een advertentie in een blad.	Reis- en verblijfkosten, maximaal 1.500 euro per jaar	Verkeersboete

Maar eerst: kies tussen de drempel en de 80/20-regeling

Representatiekosten zijn dus vaak deels aftrekbaar. En hier wordt het lastig. Dat komt doordat deze kosten ook deels voor privédoeleinden zijn. Hoe zit dat? Van de Belastingdienst moet je een keuze maken uit twee verschillende regelingen. Je hebt de zogeheten drempel en de 80/20-regeling:

De drempel

De drempel is interessant voor zzp’ers die veel representatiekosten maken. De fiscus heeft een drempel bepaald (in 2024 ligt deze op € 5.600 (was € 5.100 in 2023) en alles wat je meer uitgeeft dan dit bedrag aan representatiekosten mag je aftrekken.

Rekenvoorbeeld

Stel je hebt in 2024:

€ 1.800 uitgegeven aan reis- en verblijfkosten
€ 4.000 aan het organiseren van een feest
€ 1.000 aan zakelijke etentjes
€ 200 aan een ticket voor een seminar

Dat is € 7.000 in totaal. Doordat de reis- en verblijfkosten een maximum € 1.500 hebben, moet je in dit voorbeeld de € 300 die je te veel hebt gemaakt van je totaalbedrag aftrekken: € 7.000 - € 300 = € 6.700.

Je zit dus boven de drempel en daardoor mag je € 6.700 - € 5.600 = € 1.100 aftrekken aan het eind van het jaar.

80/20-regeling voor representatiekosten

Zoals je ziet is de drempel voor veel zzp’ers niet reëel. Daarom is er de 80/20-regeling bedacht. Dat betekent dat je 80 procent van je representatiekosten mag aftrekken en 20 procent zelf moet betalen.

Rekenvoorbeeld

Stel je hebt in 2024:

€ 1.000 uitgeven aan zakelijke etentjes
€ 1.700 aan reiskosten
€ 200 aan een ticket voor een seminar

Dat is € 2.900 in totaal. En ook hier geldt: doordat de reiskosten een maximum van € 1.500 hebben, mag je de overige € 200 niet aftrekken. Met andere woorden: van de overige € 2.700 mag je 80 procent aftrekken. In dit geval € 2.160.