Vijf redenen voor zzp’ers om vandaag nog met een goed facturatieprogramma te starten
Het overgrote deel van de startende zzp’ers, maar in mindere mate toch ook zzp’ers die al enige tijd werkzaam zijn, gebruiken Microsoft Word en Excel voor het maken van facturen of vergelijkbare varianten. Dat is op het eerste gezicht ook een voor de hand liggende keuze, omdat deze programma’s vaak toch al in gebruik zijn. Je hoeft dan ook geen extra kosten te maken en dat is best aantrekkelijk, maar uiteindelijk kost het juist extra veel tijd die je ook had kunnen steken in productieve uren.
Veel zzp’ers wachten met het maken van de factuur tot het einde van de maand. Eigenlijk heb je helemaal geen zin om je uren bij te houden en je met facturatie bezig te houden, maar je hebt geen keus. Als je geen factuur stuurt word je immers ook niet betaald. Doordat je hier een lage prioriteit aan geeft, laat je dit te lang liggen en maak je door tijdgebrek fouten.
We hebben daarom vijf redenen op een rij gezet waarom het gebruik van tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma’s niet is aan te bevelen.
- Tijd is geld
Een factuur maken in een van deze programma’s is feitelijk niet zo eenvoudig, want je moet heel wat handmatige handelingen verrichte. Bijvoorbeeld het factuurnummer, de data, het aantal uren, de factuurregelomschrijving, het tarief en het btw-bedrag. Vervolgens moet je het bestand ook omzetten naar het Pdf-formaat om de factuur per e-mail naar je opdrachtgever te kunnen sturen. Als je op basis van uren werkt moet je in veel gevallen ook een urenstaat meesturen. Al deze handelingen kosten bij elkaar veel tijd en daarmee ook geld. Met een goed facturatieprogramma kun je al snel 50% van je tijd besparen. - Fouten zijn snel gemaakt
Al de eerdergenoemde handmatige handelingen hebben als nadeel dat je fouten maakt. Zeker als je de facturatie uitstelt tot het einde van de maand en de facturatiewerkzaamheden even tussendoor gedaan moeten worden. Een factuurnummer vergeten aan te passen of een oude datum laten staan is dan zo gebeurd, maar de gevolgen zijn vaak groot. Je laat immers geen professionele indruk bij je opdrachtgever achter, maar veel erger is als je een verkeerd bedrag factureert. In dat geval is dat ook niet efficiënt, want je moet een factuur weer corrigeren door een credit- én een nieuwe debetfactuur te maken. Dit kost extra tijd en je factuur wordt bovendien later betaald. - Beperkt inzicht in de voortgang
De dagelijkse drukte vraagt doorgaans je aandacht. Je hebt daardoor geen inzicht in de ontwikkeling van je omzet, kosten, resultaat, gewerkte uren en openstaande facturen. Om dit inzichtelijk te maken zul je dit regelmatig handmatig op een rij moeten zetten en dat kost weer tijd. Gebruik je een goed facturatieprogramma dan heb je direct inzicht in de laatste stand van zaken en met een druk op de knop stuur je een herinnering aan je opdrachtgever als de betalingstermijn van je factuur is overschreden. - Veiligheidsrisico’s
Opmerkelijk genoeg bewaren veel zzp’ers hun bestanden nog steeds op hun eigen pc. Het is dan de vraag of je voldoende beveiligd bent tegen virussen en hackers. Het is daarom ook van belang dat je regelmatig back-ups maakt. Het zou immers dramatisch zijn als je al die gegevens kwijtraakt met alle gevolgen van dien. Bij de meeste SaaS (Software as a Service) leveranciers is dit allemaal goed geregeld. - Last but not least: Maak een professionele indruk
Als zzp’er ben je een professional en goed in je vak en daarom krijg je opdrachten. Je bent echter ook een ondernemer, dus zal je als ondernemer ook op andere gebieden professioneel willen overkomen. Wist je trouwens dat de Belastingdienst bepaalde eisen aan een factuur stelt? Hierover hoef je je geen zorgen te maken als je een goed facturatieprogramma gebruikt.
