Self-billing als zzp’er: wat is het en waar moet je op letten?
Bij self-billing maak niet jij, maar je opdrachtgever de factuur voor jouw werkzaamheden. Je hoeft dan dus niet zelf een factuur te sturen. Dat kan handig zijn en tijd besparen, maar je blijft als zzp’er wel verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur.
Self-billing wordt ook wel reverse billing genoemd. Het facturatieproces wordt als het ware omgedraaid: jouw opdrachtgever maakt namens jou de factuur op.
Wat is self-billing?
Bij self-billing maakt je opdrachtgever de factuur voor de diensten of werkzaamheden die jij hebt geleverd. Jij en je opdrachtgever moeten vooraf afspreken dat jullie op deze manier gaan werken. Op de factuur moet daarnaast staan: ‘factuur uitgereikt door afnemer’.
In de praktijk werkt self-billing vaak via een online systeem. Je registreert bijvoorbeeld je gewerkte uren. Je opdrachtgever controleert deze uren en keurt ze goed. Daarna wordt automatisch een factuur aangemaakt.
Hoe ga je als zzp’er om met self-billing?
Hoewel je opdrachtgever de factuur opstelt, blijf jij verantwoordelijk voor de inhoud. Controleer daarom altijd of de factuur klopt. Kijk bijvoorbeeld naar je bedrijfsgegevens, het aantal uren, je tarief, het totaalbedrag en de btw.
Klopt de factuur niet? Dan moet je dit op tijd melden bij je opdrachtgever. De factuur is dan ongeldig. Je opdrachtgever kan vervolgens een verbeterde factuur maken. Komen jullie daar niet uit, dan moet je zelf een juiste factuur sturen.
Ook de btw blijft jouw verantwoordelijkheid. Staat er bijvoorbeeld te veel btw op de factuur, dan ben jij in principe verantwoordelijk voor de betaling daarvan aan de Belastingdienst.
Hoe zit het met het factuurnummer?
Dit is een belangrijk punt bij self-billing. De factuur die je opdrachtgever maakt, krijgt een opeenvolgend factuurnummer binnen de administratie van je opdrachtgever. Jij neemt deze factuur vervolgens op als verkoopfactuur in je eigen administratie.
Je mag daarbij kiezen. Je kunt het factuurnummer van je opdrachtgever gebruiken, maar je mag de factuur ook een eigen opeenvolgend nummer geven.
Dat kun je zo aanpakken:
- Je ontvangt de factuur van je opdrachtgever, bijvoorbeeld met nummer SB-8451.
- Je boekt deze als verkoopfactuur met jouw volgende nummer, bijvoorbeeld 2026-038.
- Je bewaart de ontvangen factuur bij die boeking.
- Je zet het nummer SB-8451 bij de boeking als verwijzing. Zo kun je beide nummers terugvinden.
Hoe pas je self-billing zelf toe?
Wil je met self-billing werken? Spreek dan vooraf goed met je opdrachtgever af hoe het proces verloopt. Leg bijvoorbeeld vast wanneer de factuur wordt gemaakt, hoe je deze ontvangt en wat je moet doen als je een fout ontdekt.
Controleer vervolgens iedere factuur die je ontvangt. Neem de factuur op als verkoopfactuur in je administratie en zorg dat je één vaste werkwijze gebruikt voor de factuurnummers.
Maak nooit zelf nog een extra verkoopfactuur voor dezelfde werkzaamheden. Anders loop je het risico dat je dezelfde omzet dubbel in je administratie verwerkt. Zo voorkom je dat je de omzet en btw dubbel boekt.
Wat zijn de voordelen van self-billing?
Het grootste voordeel is dat je zelf minder administratief werk hebt. Je hoeft geen factuur op te stellen en te versturen. Ook kan de betaling sneller verlopen, omdat de opdrachtgever de gegevens vaak al heeft gecontroleerd voordat de factuur wordt gemaakt.
Maak je liever zelf je facturen? Lees hier over hoe je een factuur maakt als zzp'er. Ontdek waar je als zzp'er op moet letten bij het opstellen van een factuur.
Daar staat tegenover dat je afhankelijk bent van het proces van je opdrachtgever. Als uren bijvoorbeeld te laat worden goedgekeurd, kan de factuur later worden gemaakt en dat kan de betaling vertragen.
