Kilometerregistratie bijhouden als zelfstandige

Wat moet je bijhouden bij een kilometerregistratie?

• De datum
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Plaats van vertrek en bestemming
• Het merk, type en kenteken van de auto
• Karakter van de rit (zakelijk of privé)
• De gereden route als van de gebruikelijke wordt afgeweken. Dit kan zich voordoen bij wegafsluitingen, omleidingen, files, privékilometers tijdens de zakelijke rit etc.

Zelf doen of via een kilometerregistratiesysteem?

Vervolgens heb je de keuze om de rittenregistratie met de hand bij te houden – bijvoorbeeld in een schriftje – of om dit te laten automatiseren door een kilometerregistratiesysteem. De handmatige optie kost je veel tijd en vraagt een hoge mate van discipline omdat alle bovenstaande eisen van elke rit moeten worden opgeschreven.

10 tips voor een vlekkeloze rittenregistratie

Met een kilometerregistratiesysteem worden alle ritten en kilometers automatisch bijgehouden. Er wordt een kastje in de auto geplaatst en elke rit die je rijdt wordt geregistreerd. De registratie kan je bekijken via een app of een online account.

Kwalitatieve kilometerregistratiesystemen zijn gecertificeerd met een keurmerk voor ritregistratiesystemen en voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst. Abonnees van ZZP Nederland krijgen korting op een dergelijk systeem van TrackJack.

Wanneer moet je bijtelling betalen?

Als je een auto van de zaak hebt en hier minder dan 500 kilometer privé per jaar in rijdt, hoef je geen bijtelling te betalen. De Belastingdienst vraagt je dan wel om een sluitende kilometerregistratie bij te houden om dit te kunnen aantonen.

Als je meer dan 500 kilometer privé per jaar rijdt in de auto van de zaak betaal je bijtelling. Dit zijn de fiscale kosten van het privégebruik van een auto van de zaak. De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van de auto. Om de netto bijtelling te berekenen vermenigvuldig je dit bedrag met het tarief inkomstenbelasting dat voor jou van toepassing is. Als je toch al bijtelling betaalt voor een auto van de zaak, dan hoef je geen kilometerregistratie meer bij te houden.

Als je geen auto van de zaak hebt, maar zakelijke kilometers rijdt in de privéauto is het ook verstandig deze kilometers bij te houden door middel van een kilometerregistratie. Deze kilometers kan je gebruiken voor de kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer.

Woon- / werkverkeer

Voor de btw wordt woon- /werkverkeer als privé wordt gezien, terwijl deze kilometers voor de bijtelling als zakelijk worden gezien en wel moeten worden meegeteld.

Bijtelling berekenen

Stel de auto van de zaak heeft een cataloguswaarde van € 25.000,- en een bijtelling van 22%. De bijtelling bedraagt dan 22% van € 25.000,- = € 5.500,- per jaar. Voor de netto bijtelling wordt dit bedrag vermenigvuldigd met het tarief inkomstenbelasting dat van toepassing is. Als het tarief inkomstenbelasting bijvoorbeeld 36,97% is (eerste schijf in 2024) dan is bij bovengenoemd voorbeeld de netto bijtelling 36,97% van € 5.500,- dus € 2033,35 bijtelling per jaar.