Opdrachtgever betaalt niet? Dit is wat je kan doen als zzp'er
Je hebt je opdracht voltooid bij je opdrachtgever, of je hebt producten of diensten geleverd. Je stuurt de factuur op, maar deze wordt niet betaald. Hoe nu verder? Hieronder lees je welke stappen je moet nemen.
Stappenplan om je geld terug te krijgen
Houd altijd goed bij welke facturen al betaald zijn. Zo zie je snel wanneer een betaling uitblijft en kun je op tijd actie ondernemen. Het is frustrerend als een klant niet betaalt, maar probeer altijd netjes en professioneel te blijven. Volg onderstaande stappen om problemen én juridische fouten te voorkomen.
1) Bel je klant
Probeer eerst zelf contact op te nemen met de niet betalende klant. Je kan natuurlijk ook eerst een vriendelijke mail sturen om te vragen of alles naar wens was en of er problemen zijn waardoor de factuur niet betaald is. Zo kan je zelf proberen het probleem op te lossen en vermijd je het risico dat de klant zich niet vertrouwd genoeg voelt bij jou. Maak altijd aantekeningen van het telefoongesprek.
2) Stuur een betalingsherinnering
Is de afgesproken betalingstermijn verstreken? Stuur dan een betalingsherinnering. Heb je bijvoorbeeld een betalingstermijn van 14 dagen afgesproken, dan kun je vanaf dag 15 een herinnering sturen. Vermeld daarin ook dat je bij uitblijvende betaling wettelijke rente en – als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan – incassokosten in rekening kunt brengen.
Heb je geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt in veel gevallen een wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Tussen bedrijven mag de betalingstermijn onder voorwaarden ook maximaal 60 dagen zijn, maar alleen als dit expliciet is afgesproken.
3) Stuur een aanmaning
Betaalt je klant hierna nog niet? Dan stuur je een aanmaning.
- Is je klant een consument? Dan ben je verplicht eerst een kosteloze 14-dagen brief te sturen voordat je incassokosten mag doorberekenen. Een betalingsherinnering kan als kosteloze aanmaning gelden, zolang deze aan de wettelijke eisen voldoet
- Is je klant een bedrijf? Dan ben je dit niet verplicht, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt.
Vermeld in de aanmaning in ieder geval:
- om welke factuur het gaat
- welke betalingstermijn geldt
- dat je incassokosten en wettelijke rente in rekening kunt brengen
- welke vervolgstappen je zet als betaling uitblijft
Als lid van ZZP Nederland kan je gebruikmaken van een voorbeeld aanmaning en deze aanpassen naar jouw situatie.
4) Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening
Betaalt jouw klant nog steeds niet? Dan mag je onder voorwaarden incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Gaat het om een handelstransactie tussen bedrijven of tussen een bedrijf en een overheidsinstantie? Dan geldt een wettelijke handelsrente. Heb je een consument als klant? Dan geldt een ander rentepercentage. Hier staan de huidige rentepercentages.
De hoogte van incassokosten hangt af van het openstaande bedrag en van eventuele afspraken in jouw overeenkomst of algemene voorwaarden. Lees hier hoe je je debiteuren beleid kan voeren
5) Tref eventueel een betalingsregeling
Heeft de opdrachtgever een goede reden om jouw factuur niet te betalen? Spreek dan een betalingsregeling af en zet de overeenkomst op papier. Maak duidelijk dat als de klant zich niet houdt aan de betalingsregeling, je alsnog stappen zet om het verschuldigde bedrag terug te krijgen.
Hulp nodig bij een betalingsconflict?
Lukt het niet om een betalingsregeling te treffen. Dan kan je het volgende doen:
- Incassobureau: het bureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag geen betaling afdwingen
- Deurwaarder: Kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kunnen er dwangmiddelen gebruikt worden, zoals beslaglegging en verkoop van goederen. Hiervoor heb je wel een vonnis van de rechter nodig.
- Incasso-advocaat: stuurt aanmaningen, kan een dagvaarding opstellen en eventueel het faillissement van een schuldenaar aanvragen
Een betalingsconflict kost vaak veel tijd en energie. Met een zakelijke rechtsbijstandverzekering krijg je juridische ondersteuning bij conflicten met klanten of opdrachtgevers. Ben je lid van ZZP Nederland en heb je een juridisch advies abonnement? Dan sta je er niet alleen voor. Je krijgt ondersteuning van juristen bij conflicten, contracten en openstaande facturen. Je krijgt praktisch advies over de stappen die je kunt nemen als een klant niet betaalt. Maar ze gaan niet achter jouw geld aan.
Vraag ongeïnde btw terug
Heb je btw afgedragen over een factuur die uiteindelijk niet (volledig) wordt betaald? Dan kun je deze btw in veel gevallen terugvragen bij de Belastingdienst. In dat geval ontvang je ook de btw niet, terwijl je deze wel hebt afgedragen. Bij de Belastingdienst kan je dit regelen
Factuur verjaart na 5 jaar
Een openstaande factuur verjaart niet direct. Voor de meeste zakelijke facturen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. Door op tijd een herinnering, aanmaning of ingebrekestelling te sturen, kun je de verjaring vaak stoppen. Daarna begint meestal opnieuw een termijn van 5 jaar te lopen.
