10 Tips voor een juiste rittenregistratie
Het bijhouden van een rittenregistratie levert soms de nodige vragen op. Waaraan moet de rittenregistratie voldoen? Wat zijn de eisen van de Belastingdienst? En hoe zit het als ik zakelijke kilometers in mijn privéauto rijd? Hierbij een handig lijstje met tips voor een makkelijke en sluitende (fiscale) rittenregistratie.
Tip 1. Vul de Verklaring uitsluitend zakelijke gebruik in
Heb je een bestelauto op de zaak en rijd je geen privékilometers, dan kan je dit aangeven bij de Belastingdienst via het formulier “Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik auto”. Je hoeft dan voor je bestelauto geen sluitende rittenregistratie te overleggen aan de Belastingdienst.
Wordt je auto dan door de Belastingdienst bijvoorbeeld gezien bij het voetbalveld, dan mag je uitleggen waarom je daar zakelijk was...
Tip 2. Weet wat de eisen zijn van een sluitende rittenregistratie
Heb je geen verklaring uitsluitend zakelijk gebruik, dan zal je van elke rit de nodige gegevens moeten noteren, zoals de datum, de begin-en eindstand van een rit en meer. Bekijk hier alle eisen.
Tip 3. Een rittenregistratie met de hand bijhouden of automatisch met GPS
Als je ervoor kiest om de rittenregistratie met de hand bij te houden, kost dit je ongeveer 2 – 4 uur per maand en een hoge mate van discipline ende kans op fouten is zeer aanwezig. Je kunt er ook voor kiezen om de rittenregistratie automatisch te laten bijhouden met een rittenregistratiesysteem. Dit is een klein kastje in de auto die alle ritten voor je registreert die je vervolgens online bekijkt en kan downloaden
Tip 4. Werk de handmatige administratie regelmatig bij
Als je ervoor kiest om de ritten met de hand bij te houden bijvoorbeeld in Excel, zorg er dan voor dat je dit met regelmaat doet. Het is vaak lastig om je nog ritten van bijvoorbeeld 2 maanden geleden te herinneren.
Tip 5. Duidelijk onderscheid privé en zakelijke kilometers
Zorg dat je duidelijk onderscheid maakt tussen een privé- of zakelijke rit en privé- omrijkilometers. Met een rittenregistratiesysteem kan je kantooruren instellen zodat het onderscheid tussen privé en zakelijke kilometers automatisch wordt gemaakt. Of je kiest voor een privéschakelaar in de auto.
Tip 6. Bewaar alle tankbonnen en garagenota’s
Zorg ervoor dat je alle tankbonnen, agenda’s en garagenota’s ter onderbouwing van de rittenregistratie hebt. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst om deze gegevens vraagt. Je kunt ook gebruikmaken van een tankpas, zodat je netjes alle transacties op één afschrift krijgt.
Tip 7. Toch meer dan 500 kilometer privé
Merk je gedurende het jaar dat je over de 500 km gaat? Meld het z.s.m. bij de Belastingdienst.
Tip 8. Vervangend vervoer
Ook als je gebruikmaakt van een andere auto (vervangend vervoer of een voorloopauto) moet je een rittenregistratie bijhouden.
Tip 9: Ken de kilometervergoeding bij een privéauto
Bij het rijden van zakelijke kilometers met een privéauto mag je alle autokosten financieren uit de € 0,23 kilometervergoeding die hiervoor staat. Een goede rittenregistratie is hierbij van belang om jouw zakelijke kilometer aan te tonen.
Tip 10: Weet wat de boetes zijn
Als er onterecht gebruik wordt gemaakt van de Verklaring geen privégebruik auto, moet alsnog de bijtelling worden voldaan en krijg je te maken met hoge boetes.
Verzuimboete: Blijkt dat de bijtelling wegens privégebruik auto ten onrechte niet heeft plaatsgevonden, dan legt de inspecteur een verzuimboete op van 8% van het wettelijk maximum van € 4.920. In sommige gevallen kan die boete zelfs worden verhoogd naar 100%.
Vergrijpboete: In geval van grove opzet of grove schuld kan de inspecteur er ook voor kiezen om in plaats van een verzuimboete een vergrijpboete op te leggen van 40% van het bedrag van de naheffing en bij opzet zelfs 80%. Bij een onvolledige kilometerregistratie, kan de vergrijpboete oplopen tot 100% van het bedrag van de naheffing.
