Zzp en kosten zakelijke telefoon
Zzp’ers doen veel zaken via de telefoon. Maar hoe zit het met de telefoonkosten van je telefoonabonnement en de telefoon zelf, zijn die allemaal aftrekbaar? Hieronder lees je wat wel en niet aftrekbaar is als je zakelijk belt.
Vaste telefoonlijn of mobiel abonnement
Laten we beginnen met het eenvoudigste. Als je belt via een vaste telefoonlijn vanuit je huis en je hebt deze telefoonlijn niet speciaal aangelegd voor je bedrijf, dan zijn de abonnementskosten daarvoor niet aftrekbaar. Wel zijn dan de gesprekskosten van alle zakelijke gesprekken aftrekbaar. Ook de btw over de kosten van de zakelijke gesprekken zijn aftrekbaar. Je moet dan wel inzichtelijk kunnen maken welke gesprekken zakelijk waren en wat de kosten ervan waren. Heb je speciaal een tweede vaste lijn laten aanleggen voor je bedrijf, dan zijn alle kosten aftrekbaar.
Heb je een abonnement voor je mobiele telefoon, dan is de vraag of je die telefoon alleen zakelijk gebruikt en ook zakelijk hebt betaald. Is dat het geval, dan zijn de volledige kosten van het mobiele abonnement aftrekbaar omdat het zakelijke kosten zijn. Ook het datagebruik is dan om dezelfde reden aftrekbaar en de btw over de kosten is weer te verrekenen bij de aangifte omzetbelasting.
Kosten van de telefoon zelf
Als je kosten van de telefoon zelf wilt aftrekken voor de belasting, dan dien moet je de noodzakelijkheid daarvan aantonen. De Belastingdienst ziet een (technisch) hulpmiddel als “noodzakelijk” als jij zonder het hulpmiddel zijn werk niet goed kan uitvoeren. Bij een mobiel zal je vrij simpel kunnen aantonen dat je die nodig hebt om te spreken met je klanten en leveranciers. In dit geval is ook de aanschaf van de telefoon als investering te boeken. Let op, is de telefoon duurder dan € 450 dan moet je afschrijven.
Bel je met je mobiele telefoon met een privéabonnement, dan mag je alleen het deel van de zakelijke gesprekskosten aftrekbaar maken. Heb je een abonnement dat zowel toestel- als verbruikskosten kent, dan mag je ook het gedeelte van de abonnementskosten aftrekbaar maken van het zakelijke deel. De kosten van de telefoon zelf zijn niet aftrekbaar.
Bepalen zakelijk deel telefoonkosten
Bij gemend gebruik van een telefoon of abonnement is het dus belangrijk om te weten welk gedeelte zakelijk en welke gedeelte privé is. De eenvoudigste manier om dit bij te houden is door een gespecificeerde factuur op te vragen bij je provider. Let op goed op de voorwaarden van je provider, het kan zijn dat je moet betalen voor een gespecificeerde factuur.
Je mag het privé versus zakelijk gebruik ook schatten van de Belastingdienst. Ze gaan dan uit van redelijkheid. Maar mocht je een controle krijgen en je treft een lastige belastinginspecteur, dan moet je wel jouw schatting kunnen verantwoorden.
Moet ik een zakelijk abonnement afsluiten?
Nee. Dat hoeft niet per se om de kosten toch zakelijk te kunnen boeken. Je mag ook een privéabonnement nemen. Dat geldt voor zowel de inkomstenbelasting als de btw. Voorwaarde is wel dat je de telefoon koopt op naam van het bedrijf. Met een eenmanszaak is dat natuurlijk geen probleem want dan is dat voor privé en zakelijk hetzelfde.
