10 Tips voor een juiste rittenregistratie

Mobiliteit

Het bijhouden van een rittenregistratie levert soms de nodige vragen op. Waaraan moet de rittenregistratie voldoen? Wat zijn de eisen van de Belastingdienst? En hoe zit het als ik zakelijke kilometers in mijn privéauto rijd? Hierbij een handig lijstje met tips voor een makkelijke en sluitende (fiscale) rittenregistratie. 

Tip 1. Vul de Verklaring geen privégebruik auto in

Heeft u een auto op de zaak en rijdt u op kalenderbasis niet meer dan 500 kilometer privé, kunt u dit aangeven bij de Belastingdienst via het formulierVerklaring geen privégebruik auto”. U moet altijd via een sluitende rittenregistratie bewijzen dat u niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden.


Tip 2. Weet wat de eisen zijn van een sluitende rittenregistratie

Van elke rit moeten de nodige gegevens worden genoteerd, zoals de datum, de begin-en eindstand van een rit en meer. Bekijk hier alle eisen.


Tip 3. Een rittenregistratie met de hand bijhouden of automatisch met GPS

Als u ervoor kiest om de rittenregistratie met de hand bij te houden, kost dit u ongeveer 2 – 4 uur per maand en een hoge mate van discipline ende kans op fouten is zeer aanwezig. U kunt er ook voor kiezen om de rittenregistratie automatisch te laten bijhouden met een rittenregistratiesysteem. Dit is een klein kastje in de auto die alle ritten voor u registreert die u vervolgens online bekijkt en kan downloaden

Tip 4. Werk de handmatige administratie regelmatig bij

Als u ervoor kiest om de ritten met de hand bij te houden bijvoorbeeld in Excel, zorg er dan voor dat u dit met regelmaat doet. Het is vaak lastig om u nog ritten van bijvoorbeeld 2 maanden geleden te herinneren.

Tip 5. Duidelijk onderscheid privé en zakelijke kilometers

Zorg dat u duidelijk onderscheid maakt tussen een privé- of zakelijke rit en privé- omrijkilometers. Met een rittenregistratiesysteem kunt u kantooruren instellen zodat het onderscheid tussen privé en zakelijke kilometers automatisch wordt gemaakt. Of u kiest voor een privéschakelaar in de auto.

Tip 6. Bewaar alle tankbonnen en garagenota’s

Zorg ervoor dat u alle tankbonnen, agenda’s en garagenota’s ter onderbouwing van de rittenregistratie heeft. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst om deze gegevens vraagt.

Tip 7. Toch meer dan 500 kilometer privé

Merkt u gedurende het jaar dat u over de 500 km gaat? Meld het z.s.m. bij de Belastingdienst.

Tip 8. Vervangend vervoer

Ook als u gebruik maakt van een andere auto (vervangend vervoer of een voorloopauto) moet u de rittenregistratie bijhouden.

Tip 9: Ken de kilometervergoeding bij een privéauto

Bij het rijden van zakelijke kilometers met een privéauto mag u alle autokosten financieren uit de € 0,19 kilometervergoeding die hiervoor staat. Een goede rittenregistratie is hierbij van belang om uw zakelijke kilometer aan te tonen.

Tip 10: Weet wat de boetes zijn

Als er onterecht gebruik wordt gemaakt van de Verklaring geen privégebruik auto, moet alsnog de bijtelling worden voldaan en krijgt u te maken met hoge boetes.

Verzuimboete: Blijkt dat de bijtelling wegens privégebruik auto ten onrechte niet heeft plaatsgevonden, legt de inspecteur een verzuimboete op van 80 procent van het wettelijk maximum van € 5.278. In sommige gevallen kan die boete zelfs worden verhoogd naar 100%.

Vergrijpboete: In geval van grove opzet of grove schuld kan de inspecteur er ook voor kiezen om in plaats van een verzuimboete een vergrijpboete op te leggen van 40% van het bedrag van de naheffing en bij opzet zelfs 80%. Bij een onvolledige kilometerregistratie, kan de vergrijpboete oplopen tot 100% van het bedrag van de naheffing.

Wendy Hofman

Marketing Manager Track Jack Europe B.V.

Deel deze pagina: