Zo voer je een strak debiteurenbeleid

Zelf debiteurenbeleid uitvoeren

Onderstaande schema’s geven een overzicht van de stappen die je kan nemen. Onder de schema's geven we uitleg over de te nemen stappen. 

1. Factuur
   Stuur jouw factuur direct na levering van de dienst of goederen en vermeld een duidelijke betalingstermijn, zoals je deze hebt afgesproken in de overeenkomst of algemene voorwaarden, bijvoorbeeld 14 dagen. Als je geen betalingstermijn hebt vastgelegd dan geldt voor zakelijke klanten (B to B) dat de factuur in ieder geval binnen 30 dagen moet worden betaald. Je mag als ondernemer een maximum termijn van 60 dagen hanteren maar dan moet dat vooraf schriftelijk zijn vastgelegd in de overeenkomst of in de algemene voorwaarden.

2. Herinnering
   Stuur binnen 5 dagen ná het verstrijken van de betaaltermijn een herinnering. 

3. Telefonisch contact
   Reageert jouw klant ook niet op de herinnering neem dan telefonisch contact op. Je laat daarmee zien dat je een strikt debiteurenbeleid voert en het biedt je de mogelijkheid de oorzaak van de eventuele betaalproblemen te achterhalen. Ook als jouw klant consument is, is het aan te bevelen telefonisch contact op te nemen. Uiteraard kan je kiezen voor meerdere telefonische contactmomenten.

4. Aanmaning (B to B)
   Hebben de vorige stappen geen effect gehad? Stuur jouw klant dan een schriftelijke aanmaning. Stuur deze uiterlijk 14 dagen na de herinnering. Ben je aangesloten bij ZZP Nederland dan kan je 'aanmaning A' hieronder gebruiken.

Voorbeeld "aanmaning A" downloaden 

Bij handelstransacties (B to B) kan je naast betaling van de factuur aanspraak maken op kosten en wettelijke handelsrente. Je kan aan incassokosten het bedrag vorderen dat je bent overeengekomen of dat in jouw algemene voorwaarden is opgenomen. Tevens dien je in deze brief aan te kondigen dat je de vordering ter incasso uit handen geeft als de klant ook na aanmaning niet gaat betalen.

Wat is een WIK aanmaning (B to C)?

Als je zaken doet met consumenten gelden er volgens de Wet Incassokosten (WIK) specifieke regels voor een aanmaning. Ben je aangesloten bij ZZP Nederland dan kan je 'aanmaning B' gebruiken. De aanmaning dient aan de volgende eisen te voldoen:

• Bied jouw klant een termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen. Een kortere termijn is niet toegestaan.
• Noem in de brief de maximale incassokosten die in rekening worden gebracht als de klant niet binnen die 14 dagen betaalt. Voor het berekenen van de incassokosten kan je gebruik maken van onderstaande tabel of van de incassocalculator.
• Als je een derde (bijvoorbeeld jouw incassopartner) inschakelt om de vordering voor je te innen en je bent niet btw-plichtig, vermeld dan in de brief dat je de btw niet kan verrekenen en dat de incassokosten met het btw bedrag worden verhoogd.
• Als jouw klant niet betaalt dan mag je de vordering pas na de termijn van 14 dagen met de incassokosten verhogen.

Als jouw aanmaning niet aan alle voorwaarden voldoet, kan je geen aanspraak maken op vergoeding van jouw incassokosten. Maak gebruik van onze voorbeeldbrieven, zodat je zeker weet dat jouw brieven aan de wettelijke eisen voldoen. In de laatste aanmaning kan je jouw vordering verhogen met de incassokosten, zoals die zijn opgenomen in de WIK aanmaning.

Voorbeeld "aanmaning B" downloaden

Overzicht incassokosten

Hieronder tref je in een tabel een overzicht aan van mogelijke incassokosten.

Tips bij het voeren van een strak debiteurenbeleid

Advies is het traject binnen 30 dagen af te ronden, want ook jouw incassopartner gaat bij jouw klant nog meerdere keren eisen om de factuur te betalen. Tref je met jouw klant een betalingsregeling? Leg de afspraken dan duidelijk vast en zorg ervoor dat de regeling strikt wordt nagekomen. Voor het hele traject geldt: blijf in contact met jouw klant en reageer direct als betaaltermijnen of andere afspraken niet op tijd worden nagekomen.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Heb je helemaal geen zin om je bezig te houden met factureren, het versturen van herinneringen, aanmaningen etc.? Wil je het liefst gewoon doen waar je goed in bent? Dan heeft ZZP Nederland voor jou een totaaloplossing gevonden in de vorm van de diensten OnlineIncasso van Payt; een innovatief bedrijf dat een online softwaresysteem heeft ontwikkeld voor debiteurenbeheer. Dit systeem automatiseert jouw debiteurenbeheer en incassokosten. Zo heb jij er helemaal geen omkijken meer naar. Als lid van ZZP Nederland betaal jij voor een incassotraject slechts € 14,95 i.p.v. € 19,95!

Ja, ik wil hulp bij mijn debiteurenbeheer