(050) 700 1950
Stuur een bericht

Debiteurenbeleid

Financieel

Debiteurenbeleid

Als uw klant uw nota niet op tijd betaalt is het belangrijk een duidelijk en strak debiteurenbeleid te voeren om daarmee de betalingsproblemen tot een minimum te beperken. Heeft u helemaal geen zin om u bezig te houden met factureren, het versturen van herinneringen, aanmaningen etc, dan heeft ZZP Nederland voor u een totaaloplossing gevonden in de vorm van de diensten van Payt; een innovatief bedrijf dat een online softwaresysteem heeft ontwikkeld voor debiteurenbeheer en incasso. Payt heeft tot doel om de betalingsproblemen van bedrijven tot een minimum te beperken.

Zelf debiteurenbeleid uitvoeren

Onderstaande stroomschema’s geven een overzicht van de stappen die u kunt nemen. Raadpleeg de toelichting voor nadere uitleg over de te nemen stappen. Let daarbij op het verschil dat wordt gemaakt voor handelstransacties (B to B) en transacties met consumenten (B to C).

Stroomschema debiteurenbeheer B to B
Stroomschema debiteurenbeheer B to B
Stroomschema debiteurenbeheer B to C
Stroomschema debiteurenbeheer B to C
  1. Factuur
    Stuur uw factuur direct na levering van de dienst of goederen en vermeld een duidelijke betalingstermijn, bijvoorbeeld 14 dagen. Als u op de factuur geen betalingstermijn vermeldt dan geldt voor zakelijke klanten (B to B) dat de nota in ieder geval binnen 30 dagen moet worden betaald. U mag als ondernemer een maximum termijn van 60 dagen hanteren maar dan moet dat vooraf schriftelijk zijn vastgelegd in de overeenkomst of in de algemene voorwaarden.

  2. Herinnering
    Stuur binnen 5 dagen ná het verstrijken van de betaaltermijn een herinnering. Bij handelstransacties (B to B) mag u direct na het verstrijken van de betalingstermijn een bedrag van € 40, - aan kosten plus de wettelijke handelsrente in rekening brengen. U hoeft daarvoor vooraf geen aanmaning te sturen. Uit oogpunt van klantrelatie kunt u ervoor kiezen deze kosten niet direct in rekening te brengen.

  3. Telefonisch contact
    Reageert uw klant ook niet op de herinnering neem dan telefonisch contact op. U laat daarmee zien dat u een strikt debiteurenbeleid voert en het biedt u de mogelijkheid de oorzaak van de eventuele betaalproblemen te achterhalen. Ook als uw klant consument is, is het aan te bevelen telefonisch contact op te nemen. Uiteraard kunt u kiezen voor meerdere telefonische contactmomenten.

  4. Aanmaning (B to B)
    Hebben de vorige stappen geen effect gehad dan dient u uw klant een schriftelijke aanmaning te sturen. Stuur deze brief uiterlijk 14 dagen na de herinnering. Bent u lid van ZZP Nederland dan moet 'aanmaning A' gebruiken.

    Bij handelstransacties (B to B) kunt u naast betaling van de factuur aanspraak maken op kosten en wettelijke handelsrente. U kunt aan incassokosten het bedrag vorderen dat u bent overeengekomen of dat in uw algemene voorwaarden is opgenomen. Tevens dient u in deze brief aan te kondigen dat u de vordering ter incasso uit handen geeft als de klant ook na aanmaning niet gaat betalen.

    Aanmaning A (inlog verplicht)

WIK aanmaning (B to C)
Als u zaken doet met consumenten gelden er volgens de Wet Incassokosten (WIK) specifieke regels voor een aanmaning. Bent u aangesloten bij ZZP Nederland dan moet 'aanmaning B' gebruiken. De aanmaning dient aan de volgende eisen te voldoen:

  • Bied uw klant een termijn van 14 dagen om alsnog kosteloos te betalen. Een kortere termijn is niet toegestaan.
  • Noem in de brief de maximale incassokosten die in rekening worden gebracht als klant niet binnen die 14 dagen betaalt. Voor het berekenen van de incassokosten kunt u gebruik maken van onderstaande tabel of van de incassocalculator.
  • Als u een derde (bijvoorbeeld uw incassopartner) inschakelt om de vordering voor u te innen en u bent niet btw-plichtig, vermeld dan in de brief dat u de btw niet kan verrekenen en dat de incassokosten met het btw bedrag worden verhoogd.
  • Als uw klant niet betaalt dan mag u de vordering pas na de termijn van 14 dagen met de incassokosten verhogen.

Als uw aanmaning niet aan alle voorwaarden voldoet, kunt u geen aanspraak maken op vergoeding van uw incassokosten. Maak gebruik van onze voorbeeldbrieven, zodat u zeker weet dat uw brieven aan de wettelijke eisen voldoen. In de laatste aanmaning kunt u uw vordering verhogen met de incassokosten, zoals die zijn opgenomen in de WIK aanmaning.

Aanmaning B (inlog verplicht)

Algemeen
Advies is het traject binnen 30 dagen af te ronden, want ook uw incassopartner gaat de klant nog meerdere keren tot betaling sommeren.
Treft u met uw klant een betalingsregeling, leg de afspraken dan duidelijk vast en zorg ervoor dat de regeling strikt wordt nagekomen.
Voor het hele traject geldt: blijf in contact met uw klant en reageer direct als betaaltermijnen of andere afspraken niet op tijd worden nagekomen.

Komt u er met dit debiteurenbeleid niet uit, en betaalt uw klant nog steeds niet, dan kunt u als aangeslotene van Stichting ZZP Nederland zich melden voor het traject van Payt Incassoservice

Meer over de incassoregeling van Stichting ZZP Nederland

Scroll in onderstaande tabel om meer te zien
Tabel incassokosten
Hoofdsom (excl. rente) Percentage  
€ 0 - € 2.500 15% Minimaal € 40, -
€ 2.501 - € 5.000 10%  
€ 5.001 - € 10.000 5%  
€ 10.001 - € 200.000 1%  
Over het meerdere 0,5% Maximum € 6.775, -

U kunt ook gebruik maken van de incassocalculator om de incassokosten te berekenen.


Gerelateerde producten

  1. Juridisch Serviceabonnement

    Met het juridisch abonnement hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de kosten van juridisch advies. U kunt via e-mail advies vragen aan de juristen, die gespecialiseerd zijn in ondernemingsrecht. Ook kunt u contracten voorleggen ter beoordeling, overeenkomsten laten verifiëren etc.

    Meer info en bestel

Deel deze pagina: