AVG/Privacy

Je moet een privacyverklaring hebben of degene die je hebt aanpassen zodat deze ook aan de AVG voldoet. Ook moet je de privacyverklaring verstrekken aan een ieder waarmee je zaken doet, dat kan bijvoorbeeld door een e-mail te sturen met daarin jouw privacyverklaring naar een ieder van wie je persoonsgegevens hebt of gaat krijgen. Daarnaast moet je ook jouw algemene voorwaarden aanpassen. Dat kan met de hulpmiddelen die ZZP Nederland je ter beschikking stelt. De privacyverklaring van ZZP Nederland kun je downloaden na inlog op de website van ZZP Nederland. Uiteindelijk moet je kunnen aantonen dat je jouw klanten duidelijk hebt geïnformeerd over hoe je met persoonsgegevens omgaat en dat je dit in een gemakkelijk toegankelijke vorm hebt gedaan. Alles bij elkaar zetten in een privacyverklaring die op jouw website staat, waar men altijd naar kan linken, lijkt daarom het meest eenvoudig. Heb je geen website, dan zal je de personen met wie je zaken doet anders moeten informeren en bijvoorbeeld via e-mail of post jouw privacyverklaring toe moeten sturen.

Verder zal je verwerkersovereenkomsten moeten afsluiten met partijen die ook in aanraking komen met de persoonsgegevens van jouw klanten. Denk hierbij aan je boekhouder, partijen die je nieuwsbrieven verzorgen, partijen die jouw e-mails/facturen bewaren met daarin persoonsgegevens (bijvoorbeeld Dropbox/Mailchimp) et cetera. Wij hebben helaas geen kant en klare verwerkersovereenkomsten voor je beschikbaar, omdat die nogal persoonlijk afhankelijk zijn van jouw relatie met de verwerker van de persoonsgegevens. Maar je kunt de organisaties/boekhouder/accountant etc. natuurlijk vragen of zij al een verwerkersovereenkomst hebben.

Er zijn wel bedrijven die modelvoorbeelden beschikbaar stellen, die kunt u op het internet vinden. Let wel; de voorbeelden van verwerkersovereenkomst op het internet zijn niet door onze juristen opgesteld, ZZP Nederland neemt dan ook geen enkele juridische verantwoordelijkheid als u besluit modellen van het internet te gebruiken.

Iedereen die niet incidenteel persoonsgegevens verwerkt zal ook een verwerkingsregister bij moeten houden. Hier vallen ook zzp’ers onder.

Zo’n verwerkingsregister kun je zelf opzetten. Waar je ook voor kiest, het volgende moet in jouw verwerkingsregister staan:

• Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke (de onderneming)
• Doeleinden van de verwerking (waarom verwerk je de persoonsgegevens)
• Met wie persoonsgegevens gedeeld worden
• Of gegevens in een derde land worden opgeslagen
• Bewaartermijnen van de persoonsgegevens
• Algemene beschrijving van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Je moet het register regelmatig bijwerken. Bijvoorbeeld elke keer als er persoonsgegevens verwerkt worden, moet opgeslagen worden om welke categorie persoonsgegevens het gaat, voor wel doeleinden ze worden verwerkt, met wie (en welk land) ze worden gedeeld en wanneer ze weer verwijderd moeten worden. Ook moet je bijhouden wie er bij de persoonsgegevens is geweest. Als zzp’er zal je dit heel vaak alleen zelf zijn, dus dat scheelt weer. Het register moet schriftelijk zijn, dat mag ook elektronisch (online).