Offerte maken

Toegevoegde waarde; duidelijkheid

In een offerte staat wat jij en een (potentiële) klant met elkaar hebben besproken over kosten, planning, levertijd en het takenpakket. Een goede offerte schept duidelijkheid over wat twee partijen van elkaar mogen verwachten. Is dat belangrijk? Jazeker! Een getekende offerte geldt namelijk als een juridische overeenkomst.

Een offerte is meer dan een begroting, overtuig je klant!

Jouw potentiële klant vraagt bij meerdere aanbieders een offerte op. Logisch, want iemand wil weten wat hij mag verwachten en wat voor prijskaartje daarbij hoort. Dat betekent echter niet dat het alleen om de kosten gaat!

Een bedrijf is niet alleen op zoek naar een specifiek product, maar ook naar een oplossing. Zorg dus dat je vraagt of bedenkt waarom men jouw product wil gebruiken en bied vervolgens de oplossing waarnaar de klant op zoek is. Daar kan je dan een prijskaartje aan koppelen. Vermeld in de offerte ook de specifieke kwaliteiten van jou of jouw bedrijf, toegevoegde waarde heet dat.

Beschrijf dus niet alleen het product in je offerte maar ook wat je potentiële klant met jouw oplossing kan en tot welk resultaat het leidt. Als iemand bijvoorbeeld vraagt om 20m2 zonnepanelen die makkelijk op het dak kunnen worden geplaatst, geef dan een toelichting dat de klant door plaatsing van deze zonnepanelen een stroomopbrengst heeft waarmee hij een specifieke besparing heeft op de energiekosten.

Wat staat er in de offerte?

Je persoonlijke bedrijfsgegevens

• Bedrijfsnaam (met logo);
• Adresgegevens;
• Contactgegevens;
• Bankgegevens;
• KVK-nummer;
• Btw-identificatienummer

Gegevens van de opdrachtgever

• Bedrijfsnaam;
• Naam contactpersoon;
• Adres.

Verzenddatum

• De datum van verzending van de offerte moet niet ontbreken

Tekst

• Intro met daarin verwijzing naar eerder contact;
• Je aanbod: beschrijf wat je exact gaat leveren met daarin een kleine toelichting over wat jullie hebben besproken;
• Begroting: wat gaat er opgeleverd worden, hoeveel uren zijn daarvoor nodig en wat is de uurprijs per onderdeel? Zijn de bedragen inclusief btw?;
• Reiskosten: wat vraag je per gereden kilometer?;
• Hoe lang is het offerte-aanbod geldig? (doorgaans 30 dagen na dagtekening);
• Hoe lang is de betalingstermijn? (doorgaans 14 dagen na factuurdatum);

Afsluiting

• Maak het de klant zo makkelijk mogelijk om je prijsopgaaf te ondertekenen
• Vraag de klant om de ondertekende offerte terug te sturen
• Vermeld onderaan dat je in de bijlage de algemene voorwaarden van je onderneming meestuurt.

Tips voor een offerte

Uitgebreide technische specificaties van het aangeboden product kun je als bijlage toevoegen, maar horen niet in de offerte thuis. Dit maakt de offerte rommelig en schrikt mensen af. Wees concreet in je taalgebruik, houd de indeling overzichtelijk en vermeld een verwijzing naar leveringsvoorwaarden, geef duidelijkheid over prijs, btw, levertijd, garantie en geldigheidsduur van de offerte. Stuur ook bij de offerte jouw leveringsvoorwaarden mee.

Zzp’ers schakelen sneller dan grote bedrijven

Als zzp’er heb je één heel groot voordeel ten opzichte van andere bedrijven: jij kan snel schakelen! Verstuur je offerte dus zo snel mogelijk. Als jij snel een goede oplossing biedt voor een organisatie zijn ze wellicht geneigd om sneller voor jou te kiezen. Let er wel goed op dat er geen slordigheidsfouten in je offerte staan, dat is funest.

Gebruik een offerteprogramma

Je kunt natuurlijk in Word zelf een offerte opstellen. Handiger (en professioneler!) is om een offerte tool te gebruiken. Veel boekhoudprogramma's geven de optie om een offerte op te stellen die je vervolgens weer eenvoudig omzet in een factuur. Nadeel is wel dat er vaak nauwelijks ruimte is voor creativiteit. Wil je echt een winnende offerte neerleggen? Overweeg dan een speciaal offerte tooling zoals Offorte. We hebben op zowel boekhoudprogramma's en de tool Offorte een mooi voordeel bedongen. 

Maak professionele offertes 

Voorbeeld offerte

Een goed voorbeeld van een offerte vind je hier.