Hoe maak je een offerte als zzp'er?

Wat is een offerte?

Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant. Hierin beschrijf je welke producten of diensten je levert, wat de werkzaamheden kosten en onder welke voorwaarden je deze uitvoert.

Een offerte is meer dan alleen een prijsopgave. Veel klanten vragen meerdere offertes op voordat zij een keuze maken. Benoem daarom niet alleen de prijs, maar ook waarom de klant juist voor jou moet kiezen. Vertel bijvoorbeeld iets over jouw ervaring, werkwijze of expertise en laat zien welke meerwaarde je biedt.

Met een duidelijke offerte weten jij en de klant precies wat jullie van elkaar mogen verwachten. Dat voorkomt misverstanden en zorgt voor een professionele uitstraling.

Offerte voorbeeld

Twijfel je over de opbouw van een offerte? Met een goed voorbeeld zie je snel welke onderdelen niet mogen ontbreken. Gebruik een voorbeeld als basis, maar pas de inhoud altijd aan op de opdracht. Een persoonlijke offerte maakt vaak meer indruk dan een standaarddocument.

Wat doe je nadat je de offerte hebt verstuurd?

Na het versturen van de offerte begint eigenlijk het belangrijkste deel: de opvolging. Veel ondernemers sturen een offerte en wachten vervolgens af. Dat is jammer, want juist een goede opvolging vergroot de kans dat je de opdracht krijgt. Neem daarom na enkele dagen contact op met de klant. Vraag of de offerte goed is ontvangen en of er nog vragen zijn. Zo laat je zien dat je betrokken bent en kun je eventuele onduidelijkheden direct wegnemen.

Heeft de klant na ongeveer een week nog niet gereageerd? Stuur dan een vriendelijke herinnering of neem nogmaals telefonisch contact op. Wijs eventueel op de geldigheidsduur van de offerte. Daarmee geef je de klant een extra aanleiding om een beslissing te nemen. 

Blijf daarbij altijd vriendelijk. Te vaak bellen of mailen kan juist averechts werken.

Mag je een offerte aanpassen?

Of je een offerte nog kunt aanpassen, hangt af van de vraag of de klant de offerte al heeft geaccepteerd.

De offerte is nog niet geaccepteerd

Zolang de klant nog geen akkoord heeft gegeven, kun je de offerte aanpassen. Dat kan bijvoorbeeld als:

• de klant om een wijziging vraagt;
• je een fout hebt ontdekt;
• de werkzaamheden veranderen;
• je extra werkzaamheden toevoegt of juist verwijdert.

Stuur altijd een nieuwe versie van de offerte en vermeld duidelijk dat deze de eerdere offerte vervangt. Zo voorkom je misverstanden.

De offerte is al geaccepteerd

Heeft de klant de offerte geaccepteerd? Dan zijn jij en de klant in principe gebonden aan de gemaakte afspraken. Je kunt de prijs, werkzaamheden of voorwaarden niet eenzijdig aanpassen.

Wil je toch iets wijzigen? Bespreek dit dan eerst met de klant. Gaat de klant akkoord, leg de nieuwe afspraken dan schriftelijk vast. Dat kan in een aangepaste offerte of in een aanvullende overeenkomst.

Is een offerte rechtsgeldig?

Ja. In de meeste gevallen wordt een offerte rechtsgeldig zodra de klant deze accepteert. Vanaf dat moment is er een overeenkomst en zijn beide partijen gebonden aan de gemaakte afspraken.

Een klant kan een offerte op verschillende manieren accepteren, bijvoorbeeld door:

• de offerte te ondertekenen;
• per e-mail akkoord te geven;
• digitaal akkoord te geven via offertesoftware;
• mondeling akkoord te geven.

Ook een mondeling akkoord kan rechtsgeldig zijn. Houd er wel rekening mee dat dit achteraf moeilijker te bewijzen is dan een schriftelijk akkoord.

Heb je een geldigheidsduur opgenomen, bijvoorbeeld 30 dagen? Dan kan de klant alleen binnen die periode akkoord gaan. Na afloop vervalt de offerte automatisch. Je kunt de geldigheidsduur in overleg met de klant verlengen. Wanneer is een offerte niet meer vrijblijvend? Dat hangt af van de manier waarop je de offerte hebt opgesteld. Bij een vrijblijvende offerte mag je de offerte in principe nog intrekken, ook als de klant akkoord gaat. Dat moet je wel direct doen nadat de klant de offerte heeft geaccepteerd. Vermeld daarom duidelijk in de offerte dat deze vrijblijvend is.

Niet-vrijblijvende offerte

Is de offerte niet vrijblijvend? Dan ontstaat er een overeenkomst zodra de klant de offerte binnen de geldigheidsduur accepteert. Vanaf dat moment kun je de offerte niet meer eenzijdig wijzigen of intrekken.

Tips voor het schrijven van een overtuigende offerte 

Een goede offerte is meer dan een overzicht van werkzaamheden en prijzen. Je wilt de klant laten zien dat jij begrijpt wat de vraag is én waarom jij de juiste ondernemer bent voor de opdracht.

Met deze tips vergroot je de kans dat jouw offerte wordt geaccepteerd.

• Schrijf duidelijk en begrijpelijk: Gebruik eenvoudige taal en korte zinnen. Vermijd vakjargon of leg moeilijke begrippen uit. Zo weet de klant precies wat je aanbiedt.
• Laat zien welk resultaat je oplevert: Beschrijf niet alleen wat je gaat doen, maar vooral wat het de klant oplevert. Daarmee laat je de waarde van jouw dienstverlening zien.
• Wees transparant over de prijs: Geef duidelijk aan hoe de prijs is opgebouwd. Vermeld of je werkt met een uurtarief, een vaste prijs of een combinatie daarvan. Benoem ook eventuele bijkomende kosten.
• Maak duidelijke afspraken: Omschrijf de werkzaamheden zo concreet mogelijk. Vermeld daarnaast de planning, betaaltermijn, geldigheidsduur en eventuele voorwaarden. Hoe duidelijker de afspraken zijn, hoe kleiner de kans op misverstanden.
• Houd de offerte overzichtelijk: Gebruik duidelijke tussenkoppen, voldoende witruimte en een logische opbouw. Zo vindt de klant snel de belangrijkste informatie terug.
• Personaliseer de offerte: Verwijs kort naar het gesprek dat je hebt gehad of naar de wensen van de klant. Daarmee laat je zien dat de offerte speciaal voor deze opdrachtgever is opgesteld.
• Voeg referenties toe: Heb je vergelijkbare opdrachten uitgevoerd? Benoem deze dan kort of voeg een referentie toe. Dat vergroot het vertrouwen en laat zien dat je ervaring hebt.
• Verstuur de offerte snel: Probeer de offerte binnen één of twee werkdagen na het gesprek te versturen. De opdracht zit dan nog vers in het geheugen van de klant, waardoor de kans op een snelle reactie groter is.

Gebruik een offerteprogramma

Je kunt natuurlijk in Word zelf een offerte opstellen. Handiger (en professioneler!) is om een offerte tool te gebruiken. Veel boekhoudprogramma's geven de optie om een offerte op te stellen die je vervolgens weer eenvoudig omzet in een factuur. Nadeel is wel dat er vaak nauwelijks ruimte is voor creativiteit. Wil je echt een winnende offerte neerleggen? Overweeg dan een speciaal offerte tooling zoals Offorte. We hebben op zowel boekhoudprogramma's en de tool Offorte een mooi voordeel bedongen. 

Maak professionele offertes