7 tips voor zzp’ers: zonder zorgen op vakantie

1. Informeer je opdrachtgevers op tijd

Vertel je opdrachtgevers ruim van tevoren wanneer je afwezig bent. Zo kunnen jullie rekening houden met deadlines, afspraken en werkzaamheden die tijdens jouw vakantie doorlopen.

Bespreek in ieder geval: wanneer je laatste werkdag is en wanneer je weer begint. Bespreek ook met je opdrachtgever(s) welke werkzaamheden je voor vertrek afrondt, wat er met lopende opdrachten gebeurt. 

Bevestig de afspraken per e-mail. Zo weet iedereen waar hij/zij aan toe is.

2. Spreek af of je bereikbaar bent

Een opdrachtgever mag niet automatisch verwachten dat je tijdens je vakantie bereikbaar bent. De afspraken in je overeenkomst en de afspraken die jullie vooraf maken, zijn hierbij belangrijk.

Wil je helemaal niet werken? Communiceer dat dan duidelijk. Wil je alleen bij echte spoed bereikbaar zijn? Spreek af wat onder spoed valt en via welk kanaal de opdrachtgever contact met je kan opnemen.

Zet ook een automatisch antwoord aan voor je e-mail. Vermeld daarin wanneer je weer reageert en waar iemand bij spoed terechtkan. Deel geen onnodige informatie over je verblijfplaats.

3. Regel vervanging als dat nodig is

Soms kunnen werkzaamheden niet wachten tot je terug bent. Kijk dan of een andere ondernemer tijdelijk iets kan overnemen. Controleer eerst of jouw overeenkomst vervanging toestaat. Bespreek de vervanger ook met je opdrachtgever. Maak vervolgens duidelijke afspraken met de vervanger over:

• de werkzaamheden; 
• het tarief en de facturatie; 
• de planning; 
• de verantwoordelijkheid; 
• geheimhouding en persoonsgegevens; 
• contact met jouw opdrachtgever. 

Blijf je zelf verantwoordelijk voor het eindresultaat? Leg dan vast hoe je de kwaliteit controleert.

4. Werk je administratie bij

Voorkom dat je tijdens je vakantie nog achter facturen of belastingzaken aan moet. Werk je administratie daarom voor vertrek bij.

Verstuur facturen op tijd en controleer welke betalingen nog openstaan. Plan zo nodig betalingsherinneringen in. Controleer ook wanneer je btw-aangifte of andere belastingzaken moet regelen. Een vakantie verandert de deadlines van de Belastingdienst namelijk niet.

Denk verder aan bonnetjes, declaraties, abonnementen en automatische incasso’s. Zorg dat er genoeg geld op je zakelijke rekening staat voor kosten die tijdens je vakantie doorlopen.

5. Bereken wat je vakantie echt kost

Als zzp’er heb je tijdens je vakantie vaak niet alleen te maken met vakantiekosten. Je kunt ook minder uren werken en daardoor minder omzet maken. Bereken daarom vooraf wat jouw reis en het verblijf kosten en hoeveel omzet je tijdens je afwezigheid misloopt. Vaste zakelijke kosten blijven natuurlijk doorlopen. Houd daar ook rekening mee.

Heb je financieel weinig ruimte om een periode zonder inkomsten op te vangen? Werk dan gedurende het jaar met een vakantiepot. Reserveer bijvoorbeeld iedere maand een vast bedrag. Zo kun je tijdens je vakantie je vaste lasten blijven betalen, ook als je tijdelijk minder omzet hebt.

6. Controleer je verzekeringen

Controleer voor vertrek of je verzekeringen passen bij je reis en activiteiten. Kijk bijvoorbeeld of je reisverzekering dekking biedt in het land waar je naartoe gaat. Controleer ook hoe lang je volgens de polis aaneengesloten in het buitenland mag verblijven.

Neem je zakelijke apparatuur mee of combineer je de vakantie met werk? Bekijk dan goed of schade, verlies en diefstal van je laptop en telefoon zijn verzekerd. Een particuliere reisverzekering dekt zakelijk gebruik niet altijd.

Controleer daarnaast je aansprakelijkheidsverzekering en arbeidsongeschiktheidsverzekering. Een ongeluk of ziekte tijdens je vakantie kan gevolgen hebben voor je werk en inkomen. De precieze dekking verschilt per verzekering. Bekijk daarom altijd de polisvoorwaarden of vraag advies.

7. Bescherm je apparaten en gegevens

Even je e-mail controleren vanaf een terras lijkt onschuldig. Toch brengt werken via openbare wifi risico’s met zich mee. Cybercriminelen weten bovendien dat mensen tijdens vakanties minder oplettend zijn. Werk je tijdens je vakantie? Neem dan deze maatregelen:

• gebruik liever je mobiele verbinding dan openbare wifi; 
• gebruik een VPN als je met een openbaar netwerk werkt; 
• schakel tweestapsverificatie in; 
• installeer updates vóór vertrek; 
• beveilig je apparaten met een sterk wachtwoord; 
• maak een back-up van belangrijke bestanden; 
• bewaar je laptop en telefoon op een veilige plek. 

Reis je buiten de EU? Overweeg dan een eSIM die je in jouw vakantieland kunt gebruiken. Voor mobiel internet buiten de EU betaal je via je eigen abonnement vaak hoge kosten. Controleer vooraf de tarieven van je provider.

Let ook extra goed op phishingmails, vreemde betaalverzoeken en berichten waarin iemand om een snelle betaling vraagt. Controleer zo’n verzoek altijd via een tweede contactkanaal.

Geniet van je vakantie

Een goede voorbereiding helpt je om tijdens je vakantie echt afstand te nemen van je onderneming. Informeer je klanten, maak duidelijke afspraken en regel je administratie op tijd. Daarna kan je laptop dicht en begint jouw vakantie.

Na je vakantie: zo kom je weer goed op gang

Na je vakantie is het prettig om rustig op te starten. Plan je eerste werkdag daarom niet direct vol met afspraken. Neem eerst de tijd om je mailbox door te nemen en bepaal welke berichten snel aandacht nodig hebben. Maak daarna een overzicht van je belangrijkste klanten, deadlines en taken. Zo krijg je snel weer grip op je werk, zonder dat je direct wordt overspoeld.