De 5 meestgestelde administratievragen aan de Tellow klantenservice

Wanneer je als ondernemer begint, heb je te maken met veel administratief werk. Je wilt natuurlijk liever je tijd steken in je onderneming in plaats van saaie taken zoals de boekhouding. Dit kun je uitbesteden aan een boekhouder. Of je kunt zelf je boekhouding bijhouden. Het voordeel van zelf je boekhouding bijhouden is dat je inzicht krijgt in je administratie. Om ervoor te zorgen dat je geen fouten maakt, beschrijven we hieronder aan welke eisen je boekhouding moet voldoen.

De Belastingdienst wil dat je jouw administratie maar liefst 7 jaar bewaart. Op papier of digitaal. Zelfs nadat je gestopt bent met je bedrijf, moet je jouw administratie bewaren. De volgende documenten zijn verplicht om te bewaren:

• Grootboek
• Debiteuren- en crediteuren administratie
• Voorraadadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Loonadministratie (als je personeel hebt)

Let op: voor onroerende zaken geldt er een bewaarplicht van 10 jaar.
Gelukkig ben je vrij om zelf te bepalen hoe je de administratie opzet. Alleen mag je de vereiste gegevens echt niet missen. Je wilt natuurlijk niet hebben dat je later opeens meer belasting moet betalen. De Belastingdienst vraagt om het volgende in de administratie:

• Facturen, zowel inkomend als uitgaand
• Bankafschriften
• Kasadministratie
• Urenadministratie
• Rittenadministratie
• In- en verkoopboek
• Tussentijdse controleberekeningen
• Belastingen
• Contracten, overeenkomsten en andere afspraken

Een urenadministratie is overigens niet verplicht. Wel kan een urenadministratie meerdere belastingvoordelen opleveren. Ja, dat lees je goed! Als je hiervoor in aanmerking wilt komen, moet je aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat je aan het urencriterium voldoet. Daarom is het handig om je uren te registreren. Zo kun je duizenden euro’s per jaar besparen. Echt de moeite waard dus!
Je zou je uren met Tellow kunnen registreren. Via de urenregistratie functionaliteit in de app kun je, vanaf je smartphone, makkelijk je uren bijhouden. Zo heb je een duidelijk overzicht van al je projecten. Meer grip op je tijd en minder belasting betalen, een gouden combinatie!

Belasting, belasting en nog eens belasting. Je bankrekening wordt er gek van, en jij waarschijnlijk ook! Maar wist je dat je ook geld kan besparen? Een zzp’er betaalt belasting over de gemaakte winst, oftewel inkomstenbelasting. De inkomstenbelasting betaal je over het belastbaar inkomen. Dit bedrag kun je verlagen door verschillende aftrekposten en kortingen. Laten we snel samen kijken hoe je minder belasting hoeft te betalen.

In Nederland wordt het inkomstenbelasting verrekend over 3 groepen (boxen) met ieder een eigen tarief:

• Box 1: belastbaar inkomen uit werk en woning.
• Box 2: belastbaar inkomen uit aanmerkelijk belang.
• Box 3: belastbaar inkomen uit sparen en beleggen.

Het tarief van box 1 kan oplopen naar mate de winst hoger wordt. De tarieven van box 2 en 3 voor dit jaar zijn al vastgesteld. Let op: er gelden aangepaste tarieven in het jaar dat je de AOW-leeftijd hebt bereikt.

Je kunt in alle 3 groepen belastbaar inkomens hebben. Deze groepen zijn afzonderlijk van elkaar en de inkomsten worden volledig belast over elke box. Nadat je de tarieven van elke box hebt toegepast, kun je zien hoeveel inkomstenbelasting je moet betalen.

Zoals eerder al vermeld, is het mogelijk om het belastbaar inkomen te verlagen. Je mag als ondernemer de volgende persoonsgebonden aftrekposten aftrekken van het inkomen uit werk en woning. Goed nieuws! Maar het houdt niet op. Vervolgens berekent de Belastingdienst belasting over het bedrag dat overblijft. Hierover mag je ook nog eens de heffingskortingen toepassen. Uiteindelijk betaal je belasting over het resterende bedrag.

Ja dat mag! Sterker nog, je kunt een deel van deze kosten terugvragen in de vorm van btw of gebruiken als aftrekpost. Lees hieronder hoe dat precies werkt.

De bovengenoemde kosten vallen onder te verdelen in zakelijke en privékosten. De Belastingdienst stelt dat de zakelijke kosten aftrekbaar zijn. Dit geldt niet voor de privékosten.

Bij gebruik van een privéabonnement voor je telefoon, mag je alleen de kosten die je zakelijk maakt aftrekken van de winst. Denk hieraan het aantal minuten dat je belt of het aantal verstuurde berichten. Je moet de zakelijke kosten wel kunnen aantonen. Dit kan door de facturen te verwerken in de administratie.

Voor de internetkosten is het net iets anders. Wanneer je thuis zakelijk gebruikt maakt van je internetabonnement, mag je deze kosten niet aftrekken. Deze kosten zou je hoe dan ook gemaakt hebben. Maar ik heb voor mijn werk supersnelle internetverbinding aangeschaft, is helemaal niets aftrekbaar? Je hebt een supersnelle internetverbinding aangeschaft voor je werk. Dan zijn de kosten die je hiervoor hebt gemaakt aftrekbaar. Je moet dit wel kunnen aantonen.

Als je een eigen pand beschikt, mag de 21% btw van het gas- en stroomverbruik terugvragen. Als je thuis werk, mag je ook het een en ander van de kosten aftrekken. Waarschijnlijk heb je 1 energiecontract afgesloten thuis. Je mag alleen de kosten die je zakelijk hebt gebruikt, als aftrekpost gebruiken. Je kunt deze formule, ook wel oppervlaktemethode, gebruiken om de btw te berekenen:

Kantoorruimte in m² / totale woningoppervlakte in m² * de jaarlijkse energiekosten.

En dat is niet het enige! Als je kantoor aan huis hebt, mag je ook de kosten voor de ruimte waarin je werkt aftrekken. Er gelden wel enkele eisen aan de werkruimte:

• De werkruimte heeft een eigen ingang.
• De werkruimte beschikt over een eigen toilet en watervoorziening.
• De werkruimte is apart verhuurbaar aan een derde.

Meer over werkruimte aan huis.

Tot slot mag je ook de kosten van veel energie vretende apparatuur aftrekken. Hiervoor geldt er ook een formule:

(Het aantal Watt van het apparaat * het aantal uur dat het apparaat per dag draait * het aantal dagen dat het apparaat per jaar wordt gebruik) / 1000 * leveringstarief per kilowattuur

Het is inmiddels al algemeen bekend; de energieprijzen zijn enorm gestegen. De kosten die je hiervoor maakt, samen met de telefoon- en internet kosten, mag je dus gedeeltelijk meenemen in de boekhouding. Een echte gamechanger!

Minder belasting betalen klinkt natuurlijk als muziek in de oren. Helemaal voor een beginnende ondernemer. Om je beginjaren gemakkelijker te maken, mag je verschillende voordelen opdoen. Zo zijn er namelijk verschillende aftrekposten waarvan je gebruik mag maken. De startersaftrek is er een van. Hieronder leggen we uit wanneer je er recht op hebt.

Je zult waarschijnlijk, aan het einde van het jaar, je inkomstenbelasting indienen. De hoogte van de inkomstenbelasting hangt af van de gemaakte winst. Daarbij mag je gebruik maken van verschillende aftrekposten. Één van deze aftrekposten is de startersaftrek.

De startersaftrek is onderdeel van de zelfstandigenaftrek. Je kunt de zelfstandigenaftrek verhogen met de startersaftrek. Je hebt recht op de startersaftrek wanneer je:

• Recht hebt op de zelfstandigenaftrek.
• De zelfstandigenaftrek in de afgelopen 5 jaar maximaal 2 keer hebt gebruikt.
• In de afgelopen 5 jaar niet elk jaar ondernemer was voor de inkomstenbelasting.

Er gelden ook enkele regels voor de startersaftrek. Zo mag je maximaal 3 keer gebruik maken van de startersaftrek in de eerste 5 jaar als ondernemer. AOW-leeftijd bereikt? Let dan op! Er geldt een vermindering van 50% voor zowel de zelfstandigenaftrek als de startersaftrek. In 2022 bedraagt de startersaftrek € 2123.

Je haalt de zelfstandigenaftrek en startersaftrek af van de winst en komt op een negatief bedrag terecht, wat nu? Dat kan voorkomen in je beginjaren. Dit hoeft geen schuld te betekenen. Sterker nog, je hebt een ‘niet-gerealiseerde’ zelfstandigenaftrek. Met andere woorden, je mag dit bedrag verrekenen, als aftrekpost, in de volgende 9 jaar. De winst moet dan wel hoger liggen dan de aftrek.

Als je arbeidsongeschikt bent verklaard, heb je nog altijd recht op de startersaftrek. De volgende voorwaarden gelden voor het ontvangen van de startersaftrek.

Je hoeft de startersaftrek niet aan te vragen. De aftrek wordt vanzelf afgetrokken van je winst wanneer je aangifte doet. Hiervoor zul je enkele vragen moeten beantwoorden. Minder belasting betalen omdat je een startende ondernemer bent. Nice! Tijd om de winst te investeren en te groeien.

Wat frustrerend zeg. Je hebt je werk gedaan, het product of dienst geleverd en zelfs de kosten voorgeschoten, maar je ontvangt geen betaling. Dit kan grote gevolgen hebben. Je bent krap bij kas of moet zelfs een lening afsluiten om je hoofd boven water te houden. Hieronder tips om dit te voorkomen.

Check je klanten

Voordat je het werk aanneemt, kan het nooit kwaad om uit te zoeken wie de klant is. Helemaal als deze nieuw is. Natuurlijk is het lastig om in te schatten of de klant op tijd zal betalen. Blijkt de kant volgens jou niet kredietwaardig te zijn, dan is het verstandig om andere betalingsvoorwaarden aan te bieden. Denk hierbij aan een aanbetaling. Wanneer je klanten ook ondernemer zijn, kun je via de KvK hun gegevens verkrijgen. Vervolgens maak je een inschatting. Better safe than sorry!

Stuur direct de factuur op

Een snelle betaling begint bij jezelf dus factureer direct na je werk. Het kost tijd om een betaling te verwerken. Bovendien heeft de klant baat bij een factuur die direct wordt verstuurd. Het werk staat nog vers in het geheugen van de klant. Het controleren van de factuur zal dus minder tijd vergen. Wanneer klanten direct een factuur ontvangen, zullen ze ook eerder betalen. Dit geldt ook wanneer je factuur er professioneler uitziet. Geef je factuur een professionele look door bijvoorbeeld een template te gebruiken in de gratis facturatietool van Tellow.

Zet een betaallink op de factuur

Als je wilt dat klanten sneller betalen, maak dan het betalen voor ze gemakkelijker. Je zou bij de factuur een betaallink kunnen toevoegen. De klant betaalt met één klik op de link.

Herinner je klanten

Helaas kun je een uitgestelde betaling niet altijd voorkomen. Daarom is het altijd handig om de klant vriendelijk erop te attenderen dat de betaling nog openstaat. Stuur het betaalverzoek opnieuw en zorg ervoor dat de klant gemakkelijk kan betalen. Afhankelijk van de relatie met de klant zou een telefonische herinnering beter werken.