Alles voor je administratie en boekhouding als zzp'er
Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor je boekhouding. Dit is verplicht voor de Belastingdienst. Je moet weten wat je verdient en wat je uitgeeft aan kosten. Je kan overwegen je administratie als zzp’er uit te besteden bij een boekhouder of accountant. Lees hier waar je rekening mee moet houden als je zelf als zzp'er je boekhouding wilt gaan doen en waar je administratie aan moet voldoen.
Boekhouding zzp: zelf doen of uitbesteden?
Voor kleine ondernemers en zzp'ers is het niet verplicht om je boekhouding uit te besteden, dit kan je prima zelf doen. Je hoeft geen perfecte boekhouder te zijn om dat voor elkaar te krijgen. Inzicht in je eigen administratie is daarentegen wel handig. Dit is belangrijk om te weten waar je winst maakt en waar jouw kosten liggen. Je kunt als zzp'er zelf je boekhouding doen, maar je kunt het ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant. We hebben de voor- en nadelen van beide opties hieronder voor je op een rijtje gezet:
Voordelen boekhouding zelf doen
- Altijd en overal inzicht in je boekhouding
- Je bespaart de kosten van een boekhouder of accountant
Nadelen boekhouding zelf doen
- Je administratie doen kost tijd
- Het kan zijn dat je fiscale aftrekposten vergeet.
Voordelen van een boekhouder
- Je bent zeker van fiscale voordelen en deskundig fiscaal advies
- Je kan je volledig focussen op je onderneming
Nadelen van een boekhouder
- Je betaalt extra kosten voor een boekhouder
- Niet altijd tussentijd inzicht in eigen administratie
Boekhouding zelf doen als zzp'er
In principe is de administratie van een zzp’er niet echt ingewikkeld. Het aantal handelingen dat je moet verrichten om een kloppende boekhouding te hebben is beperkt. Zo moet je facturen maken en de inkoop en onkosten duidelijk hebben. Daarbij is een splitsing in btw belangrijk voor jouw btw-aangifte. Lees hieronder precies waar je administratie aan moet voldoen.
Zzp en online boekhouden
Je hebt een aantal handige online programma’s die je helpen bij je boekhouding. Met een administratiepakket is je gehele boekhouding goed uitvoerbaar. De pakketten die via ZZP Nederland worden aangeboden zij alles-in-een-pakketten. Daarmee kan je facturen maken die automatisch geboekt worden en bij invoer van inkoop of onkosten wordt deze btw-splitsing ook weer vrijwel automatisch geregeld. In de pakketten kan je btw-aangifte printen, een winst-en-verliesrekening maken etc. Ook komen alle cijfers uit het pakket tevoorschijn voor jouw jaaraangifte.
Administratie van een zzp'er
Voor de Belastingdienst ben je als zzp’er verplicht je administratie 7 jaar lang te bewaren. Zowel op papier als elektronisch. Dit geldt ook voor agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen, contracten etc. Als zzp’er kan je de boekhouding met de volgende basisgegevens inrichten:
- Grootboekadministratie
Je grootboekadministratie bestaat uit een aantal ‘verzamelmappen’ waarin je de inkomsten en uitgaven van je onderneming onderbrengt in groepen, zoals geleverde producten, bankrekeningen, ontvangen btw, betaalde btw, autokosten, telefoonkosten etc. Al deze verschillende onderwerpen geef je een nummer waardoor je de gegevens op elk moment gemakkelijk terug kan vinden. Zo’n nummer noemen we een ‘grootboekrekeningnummer’. Het grootboek is zo eigenlijk de schil om de gehele boekhouding. - Debiteuren en crediteurenadministratie
In deze map staan alle facturen van jouw klanten en jouw leveranciers, gespecificeerd op bedragen, openstaande posten, btw etc. Deze gegevens komen van je in- en verkoopadministratie. - Voorraadadministratie
Dit is alleen nodig als je werkt met inkoop en verkoop van goederen. Als je hiermee werkt, dan ben je verplicht minstens één keer per jaar de goederen te inventariseren, en de voorraad en de waarde ervan te vermelden in je boekhouding. Als je veel inkoopt en veel verkoopt dan kan het fijn zijn een boekhoudpakket aan te schaffen waarin je geautomatiseerd je voorraadadministratie kan bijhouden. - In- en verkoopadministratie
De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van jouw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen. In een boekhoudpakket worden verkoopfacturen vaak automatisch bij het aanmaken van de facturen op de juiste grootboekrekening gezet. Inkoopfacturen zet je vaak handmatig in het systeem. - Loonadministratie
Dit is alleen nodig wanneer je personeel in dienst hebt.
Boekhouder inhuren als zzp'er
Wanneer je niet boekhoudkundig bent, er geen tijd aan wilt besteden of zeker wilt zijn van alle fiscale voordelen, dan kan je ervoor kiezen om je administratie uit te besteden bij een boekhouder of accountant. Vaak stuur je dan eens per maand al je administratie door naar een administratiekantoor, waarna zij voor jou een winst-en-verliesrekening opstellen, de btw-aangifte verzorgen en inkomstenbelasting regelen. Je kan er ook voor kiezen om alleen je definitieve jaaraangifte te laten verzorgen door een administratiekantoor. Zo zorg je ervoor dat alle aftrekposten voor jou optimaal benut worden.
Als zzp’er raden wij je aan een kantoor te kiezen dat kwaliteit levert tegen een redelijk bedrag. Het is zonde om als zzp’er jouw administratie onder te brengen bij een registeraccountant die een fors bedrag per uur zal berekenen. Zoek een klein administratiekantoor uit dat bij je past en maak duidelijke afspraken over de uit te voeren werkzaamheden en tarieven.
Welke boekhouder voor zzp'er
Als je op zoek bent naar een boekhouder, dan raden we je aan contact op te nemen met Kubus. Dat is een landelijke coöperatie met ruim 100 boekhouders, accountants en administratiekantoren door het hele land. En goed om te weten is dat ZZP Nederland een deal heeft met Kubus zodat je korting krijgt op hun dienstverlening.
Naast Kubus kunnen wij je geen andere boekhouder of adviseur aanraden, omdat wij simpelweg de kwaliteiten niet kennen van anderen in jouw regio. Een goede manier om bij een betrouwbare adviseur te komen is om bij collega’s, vrienden, concurrenten na te vragen waar zij hun boekhouding laten doen en of ze daar tevreden over zijn.
Wat zijn de kosten van een boekhouder?
De kosten van een boekhouder voor een zzp’er verschillen natuurlijk per persoon en wensen. Op de website van Kubus kan je wel heel gemakkelijk via een online offerte inzien welk tarief je per maand en jaar zal betalen wanneer je jouw boekhouding bij Kubus uitbesteedt.
