Zzp Administratie

Administratie

Administratie voor zzp’ers niet ingewikkeld

Als je zzp’er bent zal je ook een administratie moeten bijhouden. Dit is niet alleen een verplichting voor de Belastingdienst, maar ook belangrijk voor jezelf. Je zal willen weten wat je verdient en wat je uitgeeft aan kosten. Een goede administratie geeft dus inzicht in jouw bedrijf. Uiteindelijk wil je als ondernemer wat geld verdienen om van te leven en de leuke dingen te doen.

Nog niet aangesloten bij ZZP Nederland?

Meld je dan aan via onderstaande link. Voor slechts 22,50 euro per jaar (excl. btw)  is de gehele website en de helpdesk ook voor jou toegankelijk. Daarnaast kan je ook gebruik maken van het directe voordeel dat ZZP Nederland je biedt.

Link: | aansluiten bij ZZP Nederland |

Verplichtingen voor jouw administratie

De Belastingdienst stelt geen gespecificeerde eisen aan een administratie maar volstaat met “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven”. Je dient jouw administratie 7 jaar lang te bewaren zowel op papier als elektronisch. Ook voor agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen, contracten etc. geldt deze bewaartermijn van 7 jaren.

Administratie zelf doen of uitbesteden

Administratie voeren is geen hobby van zelfstandigen en veel zzp’ers besteden hun volledige administratie uit bij een boekhouder of accountant. Dit brengt behoorlijke kosten met zich mee, terwijl de gemiddelde boekhouding van een zzp’er niet echt ingewikkeld is. Onderstaand zetten we uiteen waaraan jouw administratie dient te voldoen. Onder de artikelen vindt je links naar pagina’s die verder op dat onderwerp ingaan.

Link: administratie, zelf doen of uitbesteden

Boekhouden met jouw computer

Natuurlijk kan je jouw boekhouding zelf doen in een papieren systeem, maar een administratieprogramma kan je veel werk uit handen nemen. Als zzp’er heb je over het algemeen niet een kostbaar programma nodig. De meeste zzp’ers hebben geen ingewikkelde boekhouding. ZZP Nederland levert aan haar aangeslotenen een voordelig boekhoudprogramma dat aan alle eisen voldoet.  De administratie is grotendeels voorgeprogrammeerd, je hoeft alleen jouw eigen gegevens in te vullen.


Voordelig boekhoudprogramma

  1. ZZP Boekhoudpakket online en offline

    Met het ZZP (online) Boekhoudpakket kun je facturen maken, btw aangifte doen, telebankieren, boekhouden en een winst- en verliesrekening produceren. De administratie is grotendeels voorgeprogrammeerd, je hoeft alleen je eigen gegevens in te vullen. Aangesloten bij ZZP Nederland? Dan ontvang je het online boekhoudpakket naar keuze de eerste 2 maanden gratis. 

    Meer informatie

Wat moet in jouw administratie aanwezig zijn:

Een administratie bestaat uit een aantal basisgegevens:

  • Grootboekadministratie
    Een grootboekadministratie bestaat uit een aantal “verzamelmappen” waarin je de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen zoals bijvoorbeeld: geleverde producten, bankrekeningen, autokosten, telefoonkosten, ontvangen btw, betaalde btw etc. Al deze onderwerpen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek is eigenlijk de schil om de gehele boekhouding.
     
  • Debiteuren en crediteurenadministratie
    Hierin staan de facturen van jouw klanten en jouw leveranciers gespecificeerd met bedragen, openstaande posten, btw etc. Deze gegevens zijn afkomstig van jouw in- en verkoopadministratie.
     
  • Voorraadadministratie
    Indien je werkt met inkoop en verkoop van goederen zal je minstens één keer per jaar moeten inventariseren en de voorraad en de waarde daarvan vermelden in de boekhouding. Je kan ook een geautomatiseerde voorraadadministratie bijhouden in sommige boekhoudpakketten. Dit is eigenlijk alleen interessant als je veel inkoopt en verkoopt.
     
  • In- en verkoopadministratie
    De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van jouw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen. In een boekhoudpakket worden verkoopfacturen vrijwel altijd automatisch bij het aanmaken van de facturen. Inkoopfacturen boek je handmatig in het systeem.
     
  • Loonadministratie
    Dit is alleen van toepassing wanneer je personeel in dienst hebt.

Facturen maken

Als je iets levert of verkoopt zal je een factuur moeten maken die de afnemer kan betalen aan jou. Veelal worden facturen gemaakt in een boekhoudprogramma, maar je kan ze ook handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Excel.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte factuur:

  • Facturen dienen voorzien te zijn van een datum en een doorlopend nummer
  • Op de factuur staat naam, adres en btw-nummer van de afnemer
  • Een duidelijke vermelding van het geleverde goed of verrichte dienst
  • Prijzen vermeld je exclusief btw
  • De btw-bedragen dien je te splitsen naar percentage (0%, 9% of 21%)

Onkosten boeken

Alle zakelijke kosten die je maakt, moet je in de boekhouding verwerken. Onkosten zijn aftrekbaar van jouw winst waardoor je minder belasting betaalt en je de btw op inkoop terug kan vorderen. De uitgaven moeten een zakelijk karakter te hebben, waarbij je moet handelen volgens “goed koopmansgebruik”. Ook autokosten en reiskosten dien je in jouw boekhouding te vermelden evenals de afschrijving van de waarde van je inventaris, gereedschap, computer etc.

Btw-aangifte

Uit jouw administratie zal je een btw-aangifte moeten verzorgen. Veelal kan dit driemaandelijks. Bij een boekhoudprogramma volstaat dit meestal met “een druk op de knop”. Hieruit ontstaat een print die je handmatig kan overbrengen op de elektronische aangifte op de website van de belastingdienst.

Het te betalen bedrag aan btw is het verschil tussen de door jou ontvangen btw bij de verkoopfacturen en de betaalde btw bij jouw inkopen en onkosten. Indien dit een klein bedrag is kom je in aanmerking voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Verzorg jouw aangifte en betaling aan de Belastingdienst tijdig. Het wordt niet gewaardeerd als je te laat aangifte doet. Dit kan leiden tot een fikse boete.

Winst-en-verliesrekening

Aan het eind van een kalenderjaar moet je een winst-en-verliesrekening produceren waaruit blijkt welke winst je in jouw bedrijf hebt gemaakt. Dit is eigenlijk een verzameling van cijfers over jouw bedrijf, waarin staat wat je verdiend hebt, wat jouw eigen vermogen is, welke schulden je hebt aan leveranciers, wat je nog moet ontvangen van jouw klanten etc. Kortom het is net als een schoolrapport waarin staat hoe goed, of slecht je presteert met jouw bedrijf. De winst die vermeld staat in jouw winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor de te betalen inkomstenbelasting.

Aangifte inkomstenbelasting en betalen

Belasting betalen moeten we allemaal, nooit leuk. Maar als je bedenkt dat je inkomstenbelasting moet betalen kan je ook bedenken dat je iets verdiend hebt. Eens per jaar (maart - april) moet je een aangifte voor de inkomstenbelasting doen. Het uitgangspunt is de winst die je in jouw winst-en-verliesrekening hebt staan. Vanuit dit basisbedrag kan je de belastingvoordelen voor zelfstandigen toepassen. Zelfstandigenaftrek, MKB-winstvrijstelling, startersaftrek etc.

Deel deze pagina: