(050) 700 1950
Stuur een bericht

ZZP Administratie

Administratie

Administratie voor ZZP’ers niet ingewikkeld

Als u ZZP’er bent zult u ook een administratie moeten bijhouden. Dit is niet alleen een verplichting voor de Belastingdienst maar ook belangrijk voor u zelf. U zult willen weten wat u verdient en wat u uitgeeft aan kosten. Een goede administratie geeft dus inzicht in uw bedrijf, uiteindelijk wilt u als ondernemer wat geld verdienen om van te leven en de leuke dingen te doen.
 

Verplichtingen voor uw administratie

De Belastingdienst stelt geen gespecificeerde eisen aan een administratie maar volstaat met “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven”. U dient uw administratie 7 jaar lang te bewaren zowel op papier als elektronisch. Ook voor agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen, contracten etc. geldt deze bewaartermijn van 7 jaren.

Administratie zelf doen of uitbesteden

Administratie voeren is geen hobby van zelfstandigen en veel ZZP’ers besteden hun volledige administratie uit bij een boekhouder of accountant. Dit brengt behoorlijke kosten met zich mee terwijl de gemiddelde boekhouding van een ZZP’er niet echt ingewikkeld is. Onderstaand zetten we uiteen waaraan uw administratie dient te voldoen. Onder de artikelen vindt u links naar pagina’s die verder op dat onderwerp ingaan.

Link: administratie, zelf doen of uitbesteden

Boekhouden met uw computer

Natuurlijk kunt u uw boekhouding zelf doen in een papieren systeem, maar een administratieprogramma kan u veel werk uit handen nemen. Als ZZP’er heeft u over het algemeen niet een kostbaar programma nodig. De meeste ZZP’ers hebben geen ingewikkelde boekhouding. ZZP Nederland levert aan haar leden een voordelig boekhoudprogramma dat aan alle eisen voldoet.  De administratie is grotendeels voorgeprogrammeerd, u hoeft alleen uw eigen gegevens in te vullen.


Voordelig boekhoudprogramma

  1. ZZP Boekhoudpakket

    Met het ZZP (online) Boekhoudpakket kunt facturen maken, btw aangifte doen, telebankieren, boekhouden en een winst- en verliesrekening produceren. De administratie is grotendeels voorgeprogrammeerd, u hoeft alleen uw eigen gegevens in te vullen.

    Meer info en bestel

Wat moet in uw administratie aanwezig zijn:

Een administratie bestaat uit een aantal basisgegevens:

  • Grootboekadministratie
    Een grootboekadministratie bestaat uit een aantal “verzamelmappen” waarin u de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen zoals bijvoorbeeld: geleverde producten, bankrekeningen, autokosten, telefoonkosten, ontvangen btw, betaalde btw etc. Al deze onderwerpen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek is eigenlijk de schil om de gehele boekhouding.
     
  • Debiteuren en crediteurenadministratie
    Hierin staan de facturen van uw klanten en uw leveranciers gespecificeerd met bedragen, openstaande posten, btw etc. Deze gegevens zijn afkomstig van uw in- en verkoopadministratie.
     
  • Voorraadadministratie
    Indien u werkt met inkoop en verkoop van goederen zult u minstens één keer per jaar moeten inventariseren en de voorraad en de waarde daarvan vermelden in de boekhouding. U kunt ook een geautomatiseerde voorraadadministratie bijhouden in sommige boekhoudpakketten. Dit is eigenlijk alleen interessant als u veel inkoopt en verkoopt.
     
  • In- en verkoopadministratie
    De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van uw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen. In een boekhoudpakket worden verkoopfacturen vrijwel altijd automatisch bij het aanmaken van de facturen. Inkoopfacturen boekt u handmatig in het systeem.
     
  • Loonadministratie
    Dit is alleen van toepassing als u personeel wanneer u personeel in dienst heeft

Facturen maken

Als u iets levert of verkoopt zult u een factuur moeten maken die de afnemer kan betalen aan u. Veelal worden facturen gemaakt in een boekhoudprogramma, maar u kunt ze ook handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Excel.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte factuur:

  • Facturen dienen voorzien te zijn van een datum en een doorlopend nummer
  • Op de factuur staat naam, adres en BTW nummer van de afnemer
  • Een duidelijke vermelding van het geleverde goed of verrichte dienst
  • Prijzen vermeldt u exclusief btw
  • De btw bedragen dient u te splitsen naar percentage (0%, 6% of 21%)

Onkosten boeken

Alle zakelijke kosten die u maakt dient u in de boekhouding te verwerken. Onkosten zijn aftrekbaar van uw winst waardoor u minder belasting betaalt en u de btw op inkoop terug kunt vorderen. De uitgaven dienen een zakelijk karakter te hebben, waarbij u dient te handelen volgens “goed koopmansgebruik”. Ook autokosten en reiskosten dient u in uw boekhouding te vermelden evenals de afschrijving van de waarde van uw inventaris, gereedschap, computer etc.

BTW aangifte

Uit uw administratie zult u een btw aangifte moeten verzorgen, veelal kan dit driemaandelijks. Bij een boekhoudprogramma volstaat dit meestel met “een druk op de knop”. Hieruit ontstaat een print die u handmatig kunt overbrengen op de elektronische aangifte op de website van de belastingdienst.

Het te betalen bedrag aan btw is het verschil tussen de door u ontvangen btw bij de verkoopfacturen en de betaalde btw bij uw inkopen en onkosten. Indien dit een klein bedrag is komt u in aanmerking voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Verzorg uw aangifte en betaling aan de Belastingdienst tijdig. Het wordt niet gewaardeerd als u te laat aangifte doet, dit kan leiden tot een fikse boete.

Winst- en verliesrekening

Aan het eind van een kalenderjaar dient u een winst- en verliesrekening te produceren waaruit blijkt welke winst u in uw bedrijf heeft gemaakt. Dit is eigenlijk een verzameling van cijfers over uw bedrijf, waarin staat wat u verdiend heeft, wat uw eigen vermogen is, welke schulden u heeft aan leveranciers, wat u nog dient te ontvangen van uw klanten etc. Kortom het is net als een schoolrapport waarin staat hoe goed, of slecht u presteert met uw bedrijf. De winst die vermeld staat in uw winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor de te betalen inkomstenbelasting

Aangifte inkomstenbelasting en betalen

Belasting betalen moeten we allemaal, nooit leuk. Maar als u bedenkt dat u inkomstenbelasting moet betalen kunt u ook bedenken dat iets verdiend heeft. Eens per jaar (maart - april) moet u een aangifte voor de inkomstenbelasting doen. Het uitgangspunt is de winst die u in uw winst- en verliesrekening heeft staan. Vanuit dit basisbedrag kunt u de belastingvoordelen voor zelfstandigen toepassen. Zelfstandigenaftrek, MKB winstvrijstelling, startersaftrek etc.

Deel deze pagina: