Zo maak en verstuur je een factuur als zzp’er

Wat moet er op je factuur staan?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een factuur. Zorg dat jouw facturen altijd deze gegevens bevatten:

• Een uniek en opvolgend factuurnummer;
• Jouw bedrijfsnaam, adres, kvk-nummer en btw-nummer (tenzij je bent vrijgesteld);
• De naam en het adres van je klant, met het btw-nummer als die er is;
• Op de factuur dient vermeld te worden welke en hoeveel producten en/of diensten het betreft;
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd;
• Het btw-percentage én het bedrag aan btw in euro’s;
• Het totaal te betalen bedrag;
• Jouw bankrekeningnummer en de betaaltermijn.

Voorbeeldfactuur voor zzp’ers

Met de voorbeeldfactuur van ZZP Nederland zie je precies hoe een professionele factuur eruitziet. Of je nu starter bent of al langer ondernemer: het voorbeeld helpt je om overzichtelijk en correct te factureren. Hieronder staat een voorbeeldfactuur die je zelf kan overnemen en zelf kan invullen om vervolgens naar je klant te sturen. 

Als lid van ZZP Nederland kun je met de juridische documentengenerator snel en makkelijk je eigen facturen, offertes en andere documenten maken. Zo weet je zeker dat alles klopt en bespaar je tijd. (Inbegrepen bij een Plus-abonnement.)

 Word lid                     Ontdek dit voordeel

Soorten facturen

Er zijn vier soorten facturen die vaak voorkomen bij zzp’ers:

1. Factuur voor goederen
   Je stuurt deze bij of na de levering. Nieuwe klanten laat je vaak de eerste keer vooraf betalen.
2. Factuur voor werkzaamheden
   Bij afgeronde projecten factureer je na afloop. Bij langdurige klussen kun je ook tussentijds deelfacturen sturen
3. Pro forma factuur
   Dit is een voorlopige factuur, vaak gebruikt bij export of vooruitbetalingen. Vermeld duidelijk “pro forma” op de factuur.
4. Self-billing
    Hierbij maakt de opdrachtgever zelf de factuur. Op de factuur moet dan staan: ‘Factuur uitgereikt door de afnemer’.

Kosten doorberekenen aan je opdrachtgever

Spreek je af dat je bepaalde kosten mag doorberekenen, zoals reiskosten of verblijf, dan zet je die bedragen op je factuur. Vermeld duidelijk wat de kosten zijn en pas het btw-tarief toe dat geldt voor jouw dienst.

Let op: Een factuur met 0% btw verwerk je gewoon in je administratie, net als andere facturen. Het verschil is dat je geen btw rekent én geen btw afdraagt.Lees hier welke btw-tarief je moet berekenen 

Je factuur versturen

Heb je de factuur opgesteld en gecheckt? Dan kan je de factuur versturen naar de klant. Dit kan op verschillende manieren: 

• Per e-mail: meest gebruikelijke manier. Voeg de factuur toe als pdf-bestand;
• Via post: gebruik je alleen als de klant dat vraagt;
• Persoonlijk: handig bij klanten die je minder goed kent;
• E-factuur: werk je met een (semi-)overheid, dan moet je een elektronische factuur sturen via Peppol. Lees hier hoe E-facturen werkt

Tip: veel boekhoudprogramma’s voegen automatisch een betaallink toe aan je factuur. Zo kunnen klanten direct betalen snel en foutloos.

Betaaltermijn en herinneringen

De standaard betaaltermijn in Nederland is 30 dagen. In de praktijk betalen klanten vaak pas na ongeveer 42 dagen. Leg de betaaltermijn daarom altijd vast in je opdrachtovereenkomst. Alleen op je factuur vermelden dat de betalingstermijn 8 dagen is, heeft meestal geen effect.

Is de betalingstermijn voorbij?

1. Stuur eerst een vriendelijke herinnering.
2. Reageert de klant niet, stuur dan een aanmaning. Als lid van ZZP Nederland kun je nadat je bent ingelogd voorbeelden van herinneringen en aanmaningen gratis downloaden. 

Wil je weten hoe je een strak debiteurenbeleid kan voeren? Lees dan dit artikel: Zo voer je een strak debiteurenbeleid

Slim factureren met ledenvoordeel

Veel zzp’ers gebruiken een online boekhoudprogramma. Daarmee maak je in enkele minuten een factuur met een betaallink en automatische herinneringen.